ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใช้ได้แค่ไหน ต่างจากแบบเต็มรูปอย่างไร

ใบกำกับภาษีอย่างย่อคือใบกำกับภาษีที่ร้านค้าปลีกซึ่งจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้ลูกค้ารายย่อย ราคาในใบรวม VAT ไว้แล้ว และไม่ต้องใส่ชื่อหรือที่อยู่ของผู้ซื้อ ใบแบบนี้ใช้เป็นหลักฐานการซื้อได้ แต่ผู้ซื้อที่จด VAT จะนำภาษีในใบไปหักเป็นภาษีซื้อไม่ได้ ถ้าต้องการเครดิตภาษี ให้ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปจากร้าน

เรื่องนี้กระทบสองฝั่ง ฝั่งร้านค้าต้องรู้ว่ากิจการของตัวเองออกใบอย่างย่อได้หรือไม่ และต้องพิมพ์อะไรบ้าง ฝั่งบริษัทที่ส่งพนักงานไปซื้อของต้องรู้ว่าใบที่ได้กลับมาใช้ทำอะไรได้ และใช้ทำอะไรไม่ได้

ใครมีสิทธิ์ออกใบอย่างย่อ

กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่ประกอบกิจการขายปลีก หรือให้บริการรายย่อยแก่คนจำนวนมาก ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ ตัวอย่างที่กรมฯ ยกไว้ในอินโฟกราฟิกรูปแบบของใบกำกับภาษี ได้แก่

• ร้านขายยา ร้านขายของชำ และห้างสรรพสินค้า
• ร้านอาหารและโรงแรม
• ร้านซ่อมแซมทรัพย์สิน เช่น ร้านซ่อมรถหรือเครื่องใช้ไฟฟ้า

เงื่อนไขที่คนมักมองข้ามมีสองข้อ ข้อแรก ร้านที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ออกใบกำกับภาษีแบบใดไม่ได้เลย ใบที่ร้านเหล่านี้ให้มาคือใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด ข้อที่สอง ตัวแทนที่ขายสินค้าแทนผู้อื่นออกใบอย่างย่อในนามตัวเองไม่ได้

ส่วนกิจการที่ขายส่งให้ร้านค้าหรือให้บริการบริษัทเป็นหลัก ควรออกใบเต็มรูปตั้งแต่แรก เพราะลูกค้าเกือบทุกรายต้องใช้ใบเต็มรูปเพื่อเครดิตภาษีซื้ออยู่แล้ว

รายการที่ต้องมีบนใบอย่างย่อ

มาตรา 86/6 แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดรายการของใบอย่างย่อไว้ สรุปตามอินโฟกราฟิกของกรมสรรพากรได้ดังนี้

1. คำว่า "ใบกำกับภาษีอย่างย่อ" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
2. ชื่อหรือชื่อย่อของผู้ขาย และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
3. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
4. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
5. ราคาสินค้าหรือบริการ โดยระบุให้ชัดว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว
6. วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
7. ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด

ใบที่พิมพ์จากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (Cash Register) ใช้คำย่อภาษาอังกฤษได้ คือ "TAX INV (ABB)" หรือ "TAX INVOICE (ABB)" ต่อท้ายด้วย "VAT INCLUDED" และต้องแสดงหมายเลขเครื่องที่ได้รับอนุมัติ ใบกำกับภาษีทุกแบบต้องทำเป็นภาษาไทยและใช้หน่วยเงินบาท

สังเกตว่ารายการทั้งเจ็ดข้อไม่มีชื่อ ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ และไม่ต้องแยกยอดภาษีออกจากราคาสินค้า สองจุดนี้คือเหตุผลที่ใบอย่างย่อใช้เครดิตภาษีไม่ได้

ใบอย่างย่อเทียบกับใบเต็มรูป

ใบเต็มรูปตามมาตรา 86/4 มีรายการ 8 ข้อ ส่วนที่เพิ่มขึ้นจากใบอย่างย่อคือข้อมูลของผู้ซื้อและการแยกยอดภาษีให้เห็นชัด

ประเด็น	ใบกำกับภาษีอย่างย่อ	ใบกำกับภาษีเต็มรูป
ผู้ออกได้	ผู้จด VAT ที่ขายปลีกหรือบริการรายย่อยแก่คนจำนวนมาก	ผู้จด VAT ทุกราย
ข้อมูลผู้ซื้อ	ไม่ต้องมี	ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
ยอดภาษี	รวมอยู่ในราคา ระบุว่ารวม VAT แล้ว	แยกจำนวนภาษีออกจากมูลค่าสินค้าให้ชัด
ผู้ซื้อนำไปเครดิตภาษีซื้อ	ไม่ได้ เป็นภาษีซื้อต้องห้าม	ได้ ถ้าเกี่ยวกับกิจการและรายการครบ
ผู้ซื้อที่ใช้ได้ดี	ผู้บริโภคทั่วไป	บริษัทและผู้ประกอบการที่จด VAT

ทั้งสองแบบผู้ขายต้องนำยอดขายไปลงรายงานภาษีขายและเสียภาษีขายเท่ากัน ต่างกันแค่ว่าผู้ซื้อจะได้สิทธิ์อะไรกลับไป รายละเอียดของใบเต็มรูปดูได้ที่ ใบกำกับภาษีคืออะไร และกลไกภาษีขายภาษีซื้ออ่านต่อได้ที่ ภาษีมูลค่าเพิ่ม

ทำไมบริษัทเครดิตภาษีซื้อจากใบอย่างย่อไม่ได้

ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 42 ข้อ 2(2) กำหนดให้ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นภาษีซื้อต้องห้าม นำไปหักออกจากภาษีขายไม่ได้

ตัวอย่างสมมติ บริษัทแห่งหนึ่งส่งพนักงานไปซื้อกระดาษและหมึกพิมพ์ที่ห้างค้าปลีก ราคารวม VAT 2,140 บาท ภาษีที่รวมอยู่คือ 140 บาท

• ถ้าได้ใบอย่างย่อ บริษัทบันทึกรายจ่ายได้ 2,140 บาท แต่เครดิตภาษีซื้อ 140 บาทไม่ได้
• ถ้าขอใบเต็มรูปที่มีชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของบริษัท บริษัทบันทึกค่าสินค้า 2,000 บาท และนำ 140 บาทไปหักจากภาษีขายในเดือนนั้น

ยอด 140 บาทดูไม่มาก แต่ถ้าพนักงานซื้อของใช้สำนักงานแบบนี้ทุกสัปดาห์ ภาษีที่หลุดไปทั้งปีจะเป็นตัวเลขที่ฝ่ายบัญชีเห็นชัด

ใบอย่างย่อยังมีประโยชน์ในฐานะหลักฐานรายจ่าย ฝ่ายบัญชีใช้ประกอบการบันทึกค่าใช้จ่ายได้ เพียงแต่ส่วน VAT จะกลายเป็นต้นทุนของบริษัทไปด้วย ร้านค้าบางแห่งออกใบอย่างย่อรวมกับใบรับเงินในใบเดียว ความต่างระหว่างใบกำกับภาษีกับใบรับเงินดูได้ที่ ใบเสร็จรับเงิน

ขอเปลี่ยนใบอย่างย่อเป็นใบเต็มรูป ทำได้ภายใต้เงื่อนไข

กรมสรรพากรเคยตอบข้อหารือไว้ในหนังสือเลขที่ กค 0811/พ.9254 ว่าผู้ขายยกเลิกใบอย่างย่อแล้วออกใบเต็มรูปแทนได้ เมื่อผู้ซื้อร้องขอ โดยต้องทำครบทุกข้อดังนี้

1. เรียกใบอย่างย่อฉบับเดิมคืนจากผู้ซื้อ ประทับหรือเขียนว่ายกเลิก แล้วเก็บไว้เป็นหลักฐาน
2. ออกใบเต็มรูปฉบับใหม่ที่อ้างอิงเลขที่ของใบอย่างย่อที่ยกเลิก
3. บันทึกการยกเลิกไว้ในรายงานภาษีขาย
4. ให้ผู้ซื้อถ่ายสำเนาใบอย่างย่อเก็บไว้ประกอบใบเต็มรูป
5. ใบเต็มรูปที่ออกใหม่ยังต้องเรียงเลขที่ตามลำดับตามปกติ

ข้อหารือนี้ไม่ได้กำหนดว่าร้านต้องรับเปลี่ยนภายในกี่วัน แต่ละร้านจึงตั้งเงื่อนไขของตัวเอง ก่อนกลับไปขอเปลี่ยนให้ถามร้านก่อนว่ารับเปลี่ยนภายในระยะเวลาเท่าไร และถ้าทำใบอย่างย่อหายไปแล้ว ร้านจะทำตามเงื่อนไขข้อแรกไม่ได้ เพราะไม่มีใบเดิมให้ยกเลิก

ฝั่งผู้ซื้อ บันทึกบัญชีใบอย่างย่ออย่างไร

เมื่อเครดิตภาษีไม่ได้ ภาษีที่รวมอยู่ในราคาก็เป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ฝ่ายบัญชีบันทึกยอดเต็มตามใบ ไม่ต้องแยก VAT ออกมาเป็นภาษีซื้อ

ตัวอย่างสมมติ บริษัทที่จด VAT ซื้อน้ำดื่มและกาแฟสำหรับห้องประชุมจากร้านค้าปลีก ได้ใบอย่างย่อยอด 535 บาท

วิธีบันทึก	ใบอย่างย่อ 535 บาท	ใบเต็มรูป ยอดเดียวกัน
ค่าใช้จ่ายสำนักงาน	535	500
ภาษีซื้อ	0	35
เงินสดจ่าย	535	535

ผลคือเงินที่จ่ายออกไปเท่ากัน แต่ใบเต็มรูปทำให้ภาษีที่ต้องนำส่งในเดือนนั้นลดลง 35 บาท ส่วนใบอย่างย่อทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น 35 บาท ซึ่งยังนำไปหักเป็นรายจ่ายตอนคำนวณกำไรได้ตามปกติ ถ้าเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการจริง

บริษัทที่ซื้อของจากร้านค้าปลีกบ่อย ผมแนะนำให้ตั้งเกณฑ์ภายในว่ายอดตั้งแต่เท่าไรต้องขอใบเต็มรูปทุกครั้ง ส่วนยอดต่ำกว่านั้นรับใบอย่างย่อได้ เพื่อไม่ให้พนักงานเสียเวลาที่จุดชำระเงินกับยอดเล็กๆ

ร้านที่ใช้เครื่องเก็บเงิน ต้องขออนุมัติก่อน

ร้านค้าปลีกที่จะพิมพ์ใบอย่างย่อจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินหรือระบบ POS ต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องด้วยแบบ ภ.พ.06 ก่อนใช้งาน ตามประกาศอธิบดีฯ เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 46 ข้อกำหนดหลักที่ร้านต้องทำตาม

เรื่อง	ข้อกำหนดตามประกาศ
เลขที่ใบกำกับภาษี	เรียงลำดับต่อเนื่อง
ม้วนเทปคู่ฉบับ (Journal Roll)	เก็บไว้ 5 ปี หลังเก็บครบ 2 ปีแปลงเป็นสื่ออื่นได้
รายงานสรุปยอดขาย	จัดทำเป็นรายวัน
ย้ายสถานที่หรือเลิกใช้เครื่อง	แจ้งกรมสรรพากรภายใน 7 วัน
เครื่องขัดข้อง	ออกใบกำกับภาษีด้วยมือได้เฉพาะช่วงที่เครื่องเสีย

ข้อสุดท้ายสำคัญกับร้านเล็ก ร้านที่ได้รับอนุมัติเครื่องแล้วจะใช้วิธีเขียนใบอย่างย่อด้วยมือเป็นปกติไม่ได้ ถ้าเครื่องเสียต้องมีหลักฐานว่าเครื่องเสียจริงในช่วงนั้น และเมื่อเครื่องกลับมาใช้ได้ต้องกลับไปพิมพ์จากเครื่องตามเดิม

ร้านที่เขียนใบอย่างย่อเป็นเล่มโดยไม่ใช้เครื่อง ใช้เล่มที่มีเลขที่ใบและเลขที่เล่มเรียงกัน ใบที่เขียนผิด ผมแนะนำให้ขีดฆ่า เขียนว่ายกเลิก แล้วเก็บไว้ในเล่ม ไม่ฉีกทิ้ง เพื่อให้ลำดับเลขที่ไม่ขาดหายเวลามีการตรวจสอบ

ตรวจใบที่ได้รับก่อนส่งให้ฝ่ายบัญชี

สำหรับคนที่รับใบอย่างย่อมาเบิกเงิน ตรวจห้าจุดนี้ก่อนส่งต่อ

• มีคำว่า ใบกำกับภาษีอย่างย่อ หรือ TAX INV (ABB) หรือไม่ ถ้าไม่มี อาจเป็นแค่สลิปรับเงินของร้านที่ไม่ได้จด VAT
• มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของร้านหรือไม่
• วันที่บนใบตรงกับวันที่ซื้อจริงหรือไม่
• รายการสินค้าอ่านออก ไม่ได้เขียนรวมว่า "สินค้าเบ็ดเตล็ด" โดยไม่มีรายละเอียด
• ถ้าบริษัทจด VAT และยอดซื้อสูง ขอใบเต็มรูปแทนตั้งแต่ที่จุดชำระเงิน

ใบอย่างย่อที่พิมพ์บนกระดาษความร้อนจะซีดเร็ว ถ้าต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบรายจ่าย ควรสแกนหรือถ่ายภาพเก็บไว้ทันทีที่ได้รับ

ถ้าคุณเป็นร้านค้าที่ยังไม่แน่ใจว่ากิจการเข้าข่ายออกใบอย่างย่อได้หรือไม่ หรือกำลังจะขออนุมัติเครื่อง POS ให้นำรายละเอียดกิจการและตัวอย่างใบที่จะใช้ไปสอบถามสำนักงานสรรพากรพื้นที่ที่ร้านจดทะเบียน VAT ไว้ ก่อนสั่งพิมพ์เล่มหรือซื้อเครื่อง