ใบเสนอราคา คือ อะไร มีผลทางกฎหมายแค่ไหน ต้องใส่อะไรบ้าง

ใบเสนอราคาคือเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้รับจ้างทำงาน ส่งให้ผู้ซื้อเพื่อบอกว่าจะขายอะไร จำนวนเท่าไร ราคาเท่าไร และมีเงื่อนไขอย่างไร ผู้ซื้อใช้มันเทียบหลายเจ้าก่อนตัดสินใจ ผู้ขายใช้มันกำหนดกรอบงานก่อนเริ่มทำ หลายคนคิดว่าเป็นแค่กระดาษแจ้งราคา แต่ในทางกฎหมาย ใบเสนอราคาที่เขียนรายละเอียดครบเป็นคำเสนอที่ผูกพันผู้เสนอได้จริง

ถ้าคุณเป็นฟรีแลนซ์ เจ้าของร้าน หรือพนักงานจัดซื้อ การเข้าใจว่าใบเสนอราคามีผลแค่ไหนช่วยกันปัญหาเรื่องราคาเปลี่ยนกลางทาง และงานที่ทำไปแล้วแต่เก็บเงินไม่ได้

ใบเสนอราคาในทางกฎหมายคือคำเสนอ

เอกสารประกอบการสอนเรื่องการเกิดสัญญาของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชอธิบายหลักตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ไว้ว่า สัญญาเกิดเมื่อคำเสนอกับคำสนองตรงกัน คำเสนอทำได้ทั้งเป็นหนังสือ วาจา หรือกิริยา และต้องมีข้อความชัดเจนแน่นอนพอที่อีกฝ่ายจะตอบรับได้ทันที

เอกสารเดียวกันยกคำพิพากษาฎีกาที่ 927/2498 ว่าการขอให้อีกฝ่ายกำหนดราคามาเอง ยังไม่เป็นคำเสนอ เทียบกับงานจริงได้แบบนี้

เอกสาร	เป็นคำเสนอหรือไม่	เหตุผล
ข้อความ "งานออกแบบโลโก้ เริ่มต้น 3,000 บาท" ในโพสต์	ยังไม่ชัด	ไม่ระบุขอบเขตงาน จำนวนแบบ หรือเงื่อนไขชำระ
ใบเสนอราคาที่ระบุงาน จำนวน ราคา ยืนราคา 30 วัน	เป็นคำเสนอ	ลูกค้าตอบรับได้ทันที สัญญาเกิด
หนังสือขอให้ผู้ขายเสนอราคา (RFQ) จากฝ่ายจัดซื้อ	ไม่เป็นคำเสนอ	เป็นการเชิญให้อีกฝ่ายเสนอ

ผลที่ตามมาคือ ถ้าลูกค้าเซ็นตอบรับใบเสนอราคาของคุณตามเงื่อนไขเดิมทุกข้อ สัญญาเกิดขึ้นแล้ว คุณไม่สามารถบอกภายหลังว่าคิดราคาผิด

ระยะยืนราคา ผูกพันคุณอย่างไร

มาตรา 354 กำหนดว่า คำเสนอที่บ่งระยะเวลาให้ตอบรับ ผู้เสนอถอนคำเสนอภายในเวลานั้นไม่ได้ และมาตรา 357 กำหนดว่าคำเสนอสิ้นผลเมื่อถูกบอกปัด หรือไม่ได้ตอบรับภายในเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างสมมติ ร้านติดตั้งแอร์ส่งใบเสนอราคาวันที่ 1 ระบุยืนราคา 15 วัน วันที่ 10 ราคาเครื่องจากผู้จัดจำหน่ายขึ้น 8% ถ้าลูกค้าตอบรับวันที่ 12 ร้านต้องทำงานตามราคาเดิม เพราะยังอยู่ในระยะยืนราคา แต่ถ้าลูกค้าตอบรับวันที่ 20 คำเสนอสิ้นผลแล้ว ร้านเสนอราคาใหม่ได้

ถ้าไม่ได้ระบุระยะเวลาเลย กฎหมายแยกตามสถานการณ์ เอกสารของ มสธ. อธิบายว่ามาตรา 355 ใช้กับคู่สัญญาที่อยู่ห่างกัน ซึ่งผู้เสนอถอนไม่ได้ภายในเวลาที่พอคาดได้ว่าจะได้รับคำตอบ ส่วนมาตรา 356 ใช้กับคู่สัญญาที่อยู่เฉพาะหน้า รวมถึงการคุยโทรศัพท์ ซึ่งต้องตอบรับทันทีในขณะนั้น การระบุระยะยืนราคาให้ชัดจึงตัดข้อถกเถียงทั้งหมด

ลูกค้าตอบรับแบบขอแก้ไข สัญญาเกิดหรือยัง

มาตรา 359 วางหลักว่า คำสนองที่มีข้อความเพิ่มเติม มีข้อจำกัด หรือมีข้อแก้ไขอื่น ถือเป็นการบอกปัดพร้อมกับทำคำเสนอขึ้นใหม่ และคำสนองที่มาถึงล่าช้าก็กลายเป็นคำเสนอใหม่เช่นกัน

สิ่งที่ลูกค้าตอบกลับ	ผลทางกฎหมาย	สิ่งที่คุณควรทำ
เซ็นตอบรับตามใบเดิมภายในเวลายืนราคา	สัญญาเกิด	เริ่มงาน ออกใบแจ้งหนี้ตามงวด
"ตกลง แต่ขอลด 5%"	ปฏิเสธใบเดิม เป็นคำเสนอใหม่จากลูกค้า	ตอบรับหรือปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษร
"ตกลง แต่ขอส่งของเร็วขึ้นหนึ่งสัปดาห์"	เช่นเดียวกัน	ออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไขให้เซ็นใหม่
ตอบรับหลังหมดระยะยืนราคา	เป็นคำเสนอใหม่	ยืนยันราคาเดิมหรือเสนอราคาใหม่
ไม่ตอบเลย	โดยหลักการนิ่งไม่ใช่การตอบรับ	ไม่ต้องเริ่มงาน

กรณีที่สองและสามพบบ่อยที่สุด ถ้าคุณเริ่มทำงานโดยไม่ได้ตอบชัดว่ารับข้อแก้ไขหรือไม่ ภายหลังจะเถียงกันว่าเงื่อนไขไหนใช้บังคับ ทางที่ปลอดภัยคือออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไขพร้อมเลขที่ใหม่ แล้วให้ลูกค้าเซ็นอีกครั้ง

รายการที่ใบเสนอราคาควรมี

กฎหมายไม่ได้บังคับแบบฟอร์ม รายการด้านล่างมาจากสิ่งที่ทำให้คำเสนอชัดเจนพอ และสิ่งที่ฝ่ายจัดซื้อขององค์กรมักขอ

1. คำว่า "ใบเสนอราคา" และเลขที่เอกสาร
2. วันที่ออก และระยะยืนราคาเป็นจำนวนวันหรือวันที่สิ้นสุด
3. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้เสนอ
4. ชื่อและที่อยู่ลูกค้า ผู้ติดต่อ
5. รายการสินค้าหรือขอบเขตงาน จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย
6. ยอดรวมก่อนภาษี ส่วนลด ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดสุทธิ
7. เงื่อนไขชำระ เช่น มัดจำ 50% ก่อนเริ่มงาน ส่วนที่เหลือเมื่อส่งมอบ
8. กำหนดส่งมอบหรือระยะเวลาทำงาน
9. สิ่งที่ไม่รวมในราคา เช่น ค่าขนส่งต่างจังหวัด ค่าแก้งานเกินสองรอบ
10. การรับประกันสินค้าหรืองาน
11. ลายมือชื่อผู้เสนอ และช่องให้ลูกค้าลงนามยอมรับพร้อมวันที่

ข้อ 9 เป็นข้อที่ฟรีแลนซ์มักข้ามแล้วเสียเงินมากที่สุด งานออกแบบที่ไม่จำกัดจำนวนรอบแก้ไข หรืองานติดตั้งที่ไม่บอกว่าไม่รวมค่ารื้อของเก่า เป็นต้นเหตุของข้อพิพาทหลังส่งงาน

คิด VAT ในใบเสนอราคาให้ถูก

กรมสรรพากรประกาศขยายการลดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มให้คงที่ 7% รวมภาษีท้องถิ่น ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2569 ถึง 30 กันยายน 2570 ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อมีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน ห้ามบวก VAT ในใบเสนอราคา

ตัวอย่างสมมติ ใบเสนอราคางานติดตั้งระบบกล้องวงจรปิด

รายการ	จำนวน	ราคาต่อหน่วย	จำนวนเงิน
กล้อง IP	4 ตัว	2,500	10,000
เครื่องบันทึกภาพ	1 เครื่อง	6,000	6,000
ค่าแรงติดตั้งและเดินสาย	1 งาน	4,000	4,000
รวมก่อนภาษี			20,000
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%			1,400
ยอดสุทธิ			21,400

ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคล ค่าแรงติดตั้งเป็นค่าบริการที่ลูกค้าอาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตอนจ่ายเงิน ระบุในเงื่อนไขชำระให้ชัดว่ายอดหักคิดจากส่วนไหน จะได้ไม่ต้องตามเงินขาดภายหลัง หลักการหักภาษี ณ ที่จ่ายอยู่ใน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และวิธีคิด VAT ทั้งระบบอยู่ใน VAT คืออะไร

ใบเสนอราคาไม่ใช่ใบกำกับภาษี

คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 กำหนดรายการที่ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมี เช่น คำว่าใบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ เลขที่ ภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกจากราคา และวันที่ออก ใบเสนอราคาออกก่อนการขายจริงจึงไม่ใช่ใบกำกับภาษี ฝั่งผู้ซื้อนำไปใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อไม่ได้

ลำดับเอกสารของการซื้อขายหนึ่งครั้งมักเป็นแบบนี้

ลำดับ	เอกสาร	ใครออก	ทำหน้าที่
1	ใบขอเสนอราคา (ถ้ามี)	ผู้ซื้อ	เชิญให้เสนอ
2	ใบเสนอราคา	ผู้ขาย	คำเสนอ ราคาและเงื่อนไข
3	ใบสั่งซื้อ หรือลายเซ็นตอบรับ	ผู้ซื้อ	คำสนอง สัญญาเกิด
4	ใบส่งของ	ผู้ขาย	ยืนยันการส่งมอบ
5	ใบแจ้งหนี้	ผู้ขาย	เรียกเก็บเงิน
6	ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน	ผู้ขาย	หลักฐานภาษีและการรับเงิน

ความต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับเอกสารอื่นอยู่ใน ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

เก็บใบเสนอราคาไว้นานแค่ไหน และเก็บอย่างไร

ใบเสนอราคาที่ลูกค้าลงนามยอมรับเป็นหลักฐานของข้อตกลง ถ้าวันหนึ่งมีข้อพิพาทเรื่องขอบเขตงานหรือราคา เอกสารนี้คือสิ่งแรกที่ทั้งสองฝ่ายจะหยิบมาดู ควรเก็บอย่างน้อยจนกว่างานส่งมอบครบ รับเงินครบ และพ้นระยะรับประกันงาน สำหรับธุรกิจที่ทำบัญชี ให้เก็บคู่กับใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีของงานเดียวกันในแฟ้มเดียว

วิธีเก็บที่ช่วยให้ค้นเจอเร็ว

• ตั้งชื่อไฟล์ตามรูปแบบเดียว เช่น ปีเดือน เลขที่ ชื่อลูกค้า
• เก็บทุกฉบับที่แก้ไข ไม่ลบฉบับเก่า เพื่อดูลำดับการต่อรอง
• แนบข้อความหรืออีเมลที่ลูกค้าตอบรับไว้กับไฟล์ PDF

อากรแสตมป์ เกี่ยวเมื่อไร

บัญชีอัตราอากรแสตมป์ของกรมสรรพากร ลักษณะแห่งตราสาร 4 จ้างทำของ กำหนดอากร 1 บาทต่อทุกจำนวนเงิน 1,000 บาทหรือเศษของสินจ้าง โดยผู้รับจ้างเป็นผู้เสียอากร

ใบเสนอราคาที่ยังไม่มีใครตอบรับเป็นเพียงคำเสนอ แต่ใบเสนอราคางานจ้างที่ลูกค้าลงนามยอมรับ และไม่มีการทำสัญญาจ้างแยกอีกฉบับ อาจกลายเป็นหลักฐานของสัญญาจ้างทำของ ตัวอย่างสมมติ งานติดตั้งข้างต้นถ้ามองเป็นจ้างทำของทั้งก้อน 20,000 บาท อากรคือ 20 บาท ถ้าค่าจ้าง 20,500 บาท เศษ 500 บาทนับเป็นอีกหนึ่งพัน อากรคือ 21 บาท ปัจจุบันชำระอากรแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้สำหรับตราสารบางประเภท

กรณีงานผสมทั้งขายของและติดตั้ง การแยกว่าส่วนไหนเป็นการซื้อขายและส่วนไหนเป็นจ้างทำของมีรายละเอียด ถ้ายอดงานสูง ให้ถามกรมสรรพากรโดยตรงก่อนเซ็น รายละเอียดเรื่องอากรอยู่ใน อากรแสตมป์

เช็กลิสต์ก่อนกดส่งใบเสนอราคา

1. เลขที่เอกสารไม่ซ้ำกับใบก่อนหน้า
2. ระยะยืนราคาเหมาะกับความผันผวนของต้นทุน
3. ขอบเขตงานและสิ่งที่ไม่รวม เขียนเป็นข้อ
4. ราคาแยกบรรทัด ก่อนภาษี VAT 7% และยอดสุทธิ ถ้าจดทะเบียน VAT แล้ว
5. เงื่อนไขชำระและมัดจำ รวมถึงเรื่องหักภาษี ณ ที่จ่าย
6. กำหนดส่งมอบ
7. ช่องลงนามยอมรับของลูกค้าพร้อมวันที่
8. ถ้าลูกค้าขอแก้ ออกฉบับแก้ไขเลขใหม่ ไม่แก้ทับไฟล์เดิม

ตัวอย่างผลลัพธ์สมมติ ร้านติดตั้งกล้องที่ทำตามเช็กลิสต์นี้ ส่งใบเสนอราคา 21,400 บาท ยืนราคา 15 วัน ลูกค้าตอบ "ขอลด 1,000 บาท" ร้านออกฉบับแก้ไขยอด 20,330 บาท ลูกค้าเซ็นวันที่ 5 ร้านเริ่มงานโดยมีเอกสารที่ทั้งสองฝ่ายลงนามยืนยันเงื่อนไขชุดเดียวกัน ข้อสงสัยเรื่อง VAT อากรแสตมป์ หรือการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับงานของคุณ สอบถามศูนย์สารนิเทศสรรพากร โทร 1161