ใบเสร็จรับเงิน คือหลักฐานอะไร ต้องมีรายการไหนบ้าง

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้ผู้จ่าย เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินจำนวนนั้นแล้ว เมื่อใด และเพื่อชำระค่าอะไร ในทางภาษี ประมวลรัษฎากรเรียกเอกสารกลุ่มนี้ว่า "ใบรับ" ใบเสร็จจึงเป็นหลักฐานของการจ่ายเงิน ต่างจากใบแจ้งหนี้ที่เป็นเพียงการเรียกเก็บ

ในชีวิตจริงใบเสร็จมีหลายหน้าตา สลิปจากเครื่องเก็บเงิน ใบที่เขียนด้วยมือจากเล่มสำเร็จรูป ไฟล์ PDF ที่ส่งทางอีเมล หรือใบที่รวมกับใบกำกับภาษีไว้ในแผ่นเดียว หน้าตาต่างกันได้ แต่สิ่งที่ทำให้ใบนั้นใช้เป็นหลักฐานได้คือรายการที่พิมพ์อยู่บนใบ

กฎหมายภาษีนับอะไรเป็นใบรับ

มาตรา 103 แห่งประมวลรัษฎากรให้ความหมายของ "ใบรับ" ไว้กว้าง ตามที่กรมสรรพากรสรุปไว้ในอินโฟกราฟิกรูปแบบของใบกำกับภาษี ใบรับคือหนังสือที่ผู้รับเงินออกให้ เพื่อแสดงว่าได้รับเงิน ได้รับไว้เป็นเงินมัดจำ ได้รับชำระหนี้ หรือได้ใช้เงินแล้ว จะลงลายมือชื่อหรือไม่ก็ตาม

ความกว้างของนิยามนี้มีผลสองด้าน

• เอกสารที่ไม่ได้เขียนคำว่าใบเสร็จไว้ เช่น "ใบรับมัดจำ" หรือ "บิลเงินสด" ก็นับเป็นใบรับได้ ถ้าเนื้อหาแสดงว่ารับเงินแล้ว
• การรับเงินมัดจำก็ต้องมีหลักฐาน ไม่ต้องรอให้ส่งของหรือทำงานเสร็จก่อน

คำว่า "จะลงลายมือชื่อหรือไม่ก็ตาม" ทำให้สลิปที่พิมพ์จากเครื่องและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ใช้เป็นใบรับได้ ถึงจะไม่มีใครเซ็นกำกับ

รายการที่ใบเสร็จต้องมี

ผู้ประกอบการบางกลุ่มมีหน้าที่ออกใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ซึ่งกำหนดรายการไว้ชัดเจน อินโฟกราฟิกของกรมสรรพากรสรุปรายการไว้ดังนี้

รายการบนใบรับ	ใช้ทำอะไร
เลขที่เล่มและเลขที่ของใบรับ	ให้ตรวจได้ว่าใบเรียงต่อกันไม่ขาดหาย
วัน เดือน ปี ที่ออก	ระบุวันที่รับเงินจริง
จำนวนเงินที่ได้รับ	ยอดที่ผู้จ่ายชำระแล้ว
ชื่อ หรือยี่ห้อ ของผู้ออกใบรับ	บอกว่าใครเป็นผู้รับเงิน
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออก	ผูกใบรับกับผู้เสียภาษีรายนั้น
ชนิด จำนวน และราคาสินค้า (สำหรับสินค้าบางประเภท)	แสดงว่าเงินนั้นจ่ายเพื่ออะไร

ฝั่งผู้จ่ายเงิน ผมแนะนำให้ขอเพิ่มอีกสามอย่างแม้กฎหมายจะไม่บังคับทุกกรณี ได้แก่ ชื่อของผู้จ่าย วิธีชำระ (เงินสด โอน หรือเช็คเลขที่เท่าไร) และลายมือชื่อผู้รับเงินหรือตราประทับ สามอย่างนี้ช่วยมากเวลาต้องพิสูจน์ว่าเงินก้อนไหนจ่ายไปกับใบไหน

หน้าตาของใบเสร็จที่กรอกครบ

ตัวอย่างสมมติ ร้านรับทำป้ายที่ไม่ได้จด VAT รับเงินค่าป้ายไวนิลจากลูกค้าบริษัท ใบเสร็จที่กรอกครบจะมีข้อมูลประมาณนี้

ช่องบนใบ	ข้อมูลที่กรอก
หัวกระดาษ	ใบเสร็จรับเงิน ร้านป้ายตัวอย่าง พร้อมที่อยู่ร้าน
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของร้าน	เลข 13 หลักของเจ้าของร้าน
เล่มที่ / เลขที่	เล่ม 3 เลขที่ 0127
วันที่	วันที่ลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีจริง
ได้รับเงินจาก	ชื่อบริษัทลูกค้า
รายการ	ป้ายไวนิล 2 x 3 เมตร 2 แผ่น แผ่นละ 1,500 บาท
จำนวนเงิน	3,000 บาท (สามพันบาทถ้วน)
วิธีชำระ	โอนเข้าบัญชีร้าน วันที่และเวลาตามสลิป
ผู้รับเงิน	ลายมือชื่อเจ้าของร้านหรือตราประทับ

สองจุดที่ทำให้ใบเสร็จมีปัญหาบ่อยคือเขียนรายการรวมๆ ว่า "ค่าสินค้า" โดยไม่บอกว่าสินค้าอะไร กับเขียนตัวเลขและตัวหนังสือไม่ตรงกัน ทั้งสองแบบทำให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าตีกลับ และต้องออกใบใหม่ให้วุ่นวาย

เงินมัดจำและเงินจ่ายล่วงหน้า ก็ต้องมีใบรับ

นิยามตามมาตรา 103 รวมเงินที่ "ได้รับไว้เป็นเงินมัดจำ" ด้วย ใบรับมัดจำจึงเป็นใบเสร็จชนิดหนึ่ง ไม่ต้องรอให้งานเสร็จแล้วค่อยออก

ตัวอย่างสมมติ ผู้รับเหมาตกแต่งรับมัดจำ 30% ของงาน 100,000 บาท เท่ากับ 30,000 บาท วันที่รับมัดจำให้ออกใบรับระบุว่าเป็นเงินมัดจำงานตกแต่งตามใบเสนอราคาเลขที่เท่าไร เมื่องานเสร็จและรับเงินอีก 70,000 บาท ให้ออกใบรับยอด 70,000 บาท อ้างอิงใบรับมัดจำใบเดิม รวมสองใบได้ยอดเต็ม 100,000 บาท

ฝั่งผู้จ่ายมัดจำ ใบรับนี้คือหลักฐานชิ้นเดียวที่ใช้ทวงเงินคืนได้ ถ้าผู้รับเหมาทิ้งงาน การโอนเงินโดยไม่มีใบรับมัดจำที่ระบุว่าจ่ายเพื่องานอะไร ทำให้พิสูจน์ได้ยากว่าเงินก้อนนั้นเป็นมัดจำของงานไหน

ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี วางอยู่ตรงไหนของการขาย

การขายแบบเครดิตระหว่างบริษัทมักมีเอกสารหลายใบตามลำดับเวลา ถ้าเรียงให้ถูก จะเห็นว่าใบเสร็จอยู่ท้ายสุดของสายเอกสาร

ลำดับ	เอกสาร	บอกอะไร
1	ใบเสนอราคา	ราคาและเงื่อนไขที่ผู้ขายเสนอ ยังไม่มีหนี้
2	ใบส่งของ	ส่งสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร เมื่อไร
3	ใบแจ้งหนี้	ยอดที่ต้องจ่ายและวันครบกำหนด
4	ใบกำกับภาษี	มูลค่าสินค้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม และข้อมูลผู้ซื้อ
5	ใบเสร็จรับเงิน	ผู้ขายได้รับเงินแล้ว หนี้ระงับ

ผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT ออกใบเสร็จรับเงินรวมกับใบกำกับภาษีเป็นฉบับเดียวได้ เอกสารที่หัวกระดาษเขียนว่า "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" จึงทำสองหน้าที่ในแผ่นเดียว ส่วนร้านค้าปลีกที่ออก ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ก็มักพิมพ์รวมเป็นสลิปเดียวกับใบรับเงิน

ร้านที่ไม่ได้จด VAT ออกได้เฉพาะใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด ห้ามใช้คำว่าใบกำกับภาษี ความต่างระหว่างใบกำกับภาษีแบบต่างๆ ดูต่อได้ที่ ใบกำกับภาษีคืออะไร

ผู้ผลิตและผู้ค้าส่ง มีกติกาเพิ่มอีกชั้น

ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับอากรแสตมป์ ฉบับที่ 23 วางแนวทางสำหรับผู้ผลิต ผู้นำเข้า ผู้ส่งออก และผู้ค้าส่ง ซึ่งเป็นผู้ที่ต้องออกใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ประเด็นที่ใช้บ่อยมีสามเรื่อง

ข้อแรก การขายเงินสดที่มีมูลค่าครั้งหนึ่งไม่เกิน 500 บาท ไม่ต้องออกใบส่งของก็ได้ แต่ใบรับต้องแสดงรายการสินค้าไว้

ข้อสอง ถ้าออกใบส่งของไว้แล้ว ใบรับไม่ต้องลอกรายการสินค้าซ้ำทั้งหมด ใช้วิธีอ้างอิงเลขที่ วันที่ และจำนวนเงินของใบส่งของแทนได้

ข้อสาม การผ่อนชำระ บันทึกการรับเงินแต่ละงวดไว้บนใบส่งของได้ และเมื่อรับเงินครบ ให้ออกใบรับสำหรับยอดเต็มจำนวน

ตัวอย่างสมมติ ผู้ค้าส่งวัสดุก่อสร้างส่งปูนให้ผู้รับเหมาตามใบส่งของเลขที่ 0450 ยอด 48,000 บาท ผู้รับเหมาจ่ายสามงวด งวดละ 16,000 บาท ผู้ค้าส่งบันทึกแต่ละงวดไว้ในใบส่งของ เมื่อรับงวดสุดท้ายจึงออกใบรับหนึ่งใบยอด 48,000 บาท อ้างอิงใบส่งของเลขที่ 0450

ใบเสร็จช่วยคุณได้ตอนไหน

ใบเสร็จมีค่าที่สุดตอนที่เกิดปัญหา ไม่ใช่ตอนที่ทุกอย่างราบรื่น สถานการณ์ที่ใบเสร็จเป็นหลักฐานสำคัญ

1. ผู้ขายทวงเงินซ้ำ ทั้งที่จ่ายไปแล้ว ใบเสร็จคือหลักฐานว่าหนี้ระงับ
2. ส่งคืนสินค้าหรือเคลมประกัน ร้านส่วนใหญ่ขอดูหลักฐานการซื้อและวันที่ซื้อ
3. เบิกค่าใช้จ่ายจากบริษัท หรือเบิกค่ารักษาพยาบาลจากประกัน
4. ยื่นลดหย่อนภาษีบางรายการ ต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ระบุชื่อผู้จ่าย
5. บริษัทบันทึกรายจ่าย ใบเสร็จเป็นเอกสารประกอบให้ระบุตัวผู้รับเงินได้ รายจ่ายที่ระบุผู้รับไม่ได้ กรมสรรพากรไม่ให้นำมาหักเป็นรายจ่าย

ข้อ 5 สำคัญกับเจ้าของกิจการ ถ้าจ่ายเงินให้ผู้รับที่ไม่ยอมออกใบเสร็จ ฝ่ายบัญชีจะหาหลักฐานมาประกอบรายจ่ายได้ยาก ผมแนะนำให้ทำใบสำคัญจ่ายที่ผู้รับเงินเซ็นรับ พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนและหลักฐานการโอน ใช้แทนในกรณีที่ผู้รับไม่มีใบเสร็จ

ตัวอย่างสมมติ คุณจ้างช่างซ่อมหลังคาบ้านที่ใช้เป็นสำนักงานด้วยเงิน 8,000 บาท ช่างเป็นบุคคลธรรมดาไม่มีเล่มใบเสร็จ คุณเตรียมใบสำคัญจ่ายระบุชื่อช่าง ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน รายการงาน และจำนวนเงิน ให้ช่างเซ็นรับ แนบสลิปโอนเงินไว้ด้วยกัน เอกสารชุดนี้ระบุตัวผู้รับเงินได้ชัดกว่าการถือแค่สลิปโอน

ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ ใบหาย และการเก็บรักษา

ใบเสร็จที่ส่งทางอีเมลหรือดาวน์โหลดจากเว็บของร้านใช้เป็นหลักฐานได้เหมือนใบกระดาษ ถ้ารายการครบ สำหรับใบที่ได้เป็นกระดาษความร้อน ตัวหนังสือจะซีดลงเรื่อยๆ ถ้าต้องเก็บนาน ผมแนะนำให้สแกนเก็บทันทีที่ได้รับ ตั้งชื่อไฟล์ด้วยปี เดือน วัน ตามด้วยชื่อร้านและยอดเงิน จะค้นง่ายกว่าเก็บกองไว้ในลิ้นชัก แยกโฟลเดอร์ตามเดือนไว้ด้วย เวลาฝ่ายบัญชีหรือผู้สอบบัญชีขอเอกสารของเดือนไหน คุณจะส่งให้ได้ทั้งชุดภายในไม่กี่นาที

สำหรับบริษัท ใบเสร็จที่ใช้ประกอบรายจ่ายต้องเก็บรวมกับเอกสารบัญชีอื่นตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีและภาษีกำหนด อย่าทิ้งใบเสร็จของปีที่ปิดงบไปแล้ว เพราะการตรวจสอบภาษีย้อนหลังจะขอดูเอกสารชุดนี้

ถ้าใบเสร็จหาย ให้ติดต่อผู้ขายขอสำเนาที่ประทับว่า "สำเนา" หรือ "Copy" ผู้ขายที่เก็บคู่ฉบับไว้ในเล่มหรือในระบบจะทำสำเนาจากคู่ฉบับนั้นให้ได้ ฝั่งผู้ขายไม่ควรออกต้นฉบับใบใหม่ซ้ำให้ยอดเดิม เพราะรายการรับเงินเดียวกันจะมีใบเสร็จสองใบ

สำหรับผู้ออกใบเสร็จ มีสามเรื่องที่ควรทำเป็นนิสัย

• ใช้เล่มหรือระบบที่เลขที่เรียงต่อกัน ใบที่เขียนผิดเก็บไว้พร้อมเขียนว่ายกเลิก
• ออกใบเสร็จตามวันที่รับเงินจริง ไม่ย้อนหลังหรือล่วงหน้า
• ถ้ารับเป็นเช็ค ระบุเลขที่เช็คและธนาคาร พร้อมหมายเหตุว่าใบเสร็จสมบูรณ์เมื่อเช็คเรียกเก็บเงินได้

ถ้าคุณไม่แน่ใจว่ากิจการของคุณต้องออกใบรับตามมาตรา 105 ทวิ หรือใบเสร็จรูปแบบที่ใช้อยู่มีรายการครบหรือยัง ให้นำตัวอย่างใบเสร็จไปสอบถามสำนักงานสรรพากรพื้นที่ที่กิจการตั้งอยู่ ก่อนสั่งพิมพ์เล่มจำนวนมาก