ใบกำกับภาษีคืออะไร ต่างจากใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้อย่างไร
สรุปประเด็นสำคัญ
- ใบกำกับภาษีคือหลักฐานภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งที่ความรับผิดเสียภาษีเกิดขึ้น ผู้ที่ไม่ได้จดทะเบียนออกไม่ได้
- ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีอย่างน้อยเจ็ดรายการตามมาตรา 86/4 ตั้งแต่คำว่าใบกำกับภาษี ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ เลขที่ รายการสินค้า ยอดภาษีที่แยกจากมูลค่า จนถึงวันที่ออก
- ใบเสร็จรับเงินยืนยันการรับเงิน ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงิน เอกสารเหล่านี้ใช้ขอเครดิตภาษีซื้อได้ก็ต่อเมื่อออกรวมเป็นชุดกับใบกำกับภาษีและมีรายการครบ
- ใบที่ออกผิด ผู้ขายต้องเรียกต้นฉบับคืน ประทับยกเลิก แล้วออกใบใหม่เลขที่ใหม่แต่ใช้วันที่เดิม ผู้ซื้อห้ามแก้ด้วยปากกาเอง
- ผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการควรตรวจชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานใหญ่หรือสาขา และยอดภาษีก่อนบันทึกบัญชีทุกครั้ง
ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้ผู้ซื้อเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการ บอกมูลค่าสินค้าและยอดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกกัน สำหรับผู้ขาย ยอดในใบนี้คือภาษีขายที่ต้องรายงาน สำหรับผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT ยอดเดียวกันคือภาษีซื้อที่นำไปหักได้ ใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่อีกอย่าง คือยืนยันว่ามีการจ่ายเงินแล้ว สองหน้าที่นี้รวมอยู่ในกระดาษแผ่นเดียวได้ แต่เป็นคนละเรื่องในทางกฎหมาย
ถ้าคุณเพิ่งเปิดบริษัท เริ่มรับงานจากลูกค้านิติบุคคล หรือเป็นฝ่ายจัดซื้อที่ต้องส่งเอกสารให้บัญชี การแยกเอกสารสองชนิดนี้ออกจากกันได้จะช่วยไม่ให้ภาษีซื้อหลุดมือไปทั้งก้อน
VAT กับใบกำกับภาษีเกี่ยวกันตรงไหน
ภาษีมูลค่าเพิ่มเก็บทุกทอดของการซื้อขาย ผู้ประกอบการจดทะเบียนเก็บภาษีจากลูกค้า เรียกว่าภาษีขาย และจ่ายภาษีให้ผู้ขายของตัวเองตอนซื้อของเข้ามา เรียกว่าภาษีซื้อ ทุกเดือนนำสองยอดมาหักกัน ถ้าภาษีขายมากกว่าก็จ่ายส่วนต่าง ถ้าภาษีซื้อมากกว่าก็ขอคืนหรือยกไปใช้เดือนถัดไป
ใบกำกับภาษีคือหลักฐานของทั้งสองฝั่ง กรมสรรพากรระบุหน้าที่ของผู้ประกอบการจดทะเบียนไว้สี่เรื่อง ได้แก่ เรียกเก็บภาษีจากผู้ซื้อ ออกใบกำกับภาษี จัดทำรายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ แล้วยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษีจึงเป็นต้นทางของรายงานทุกฉบับ ถ้าใบไม่ถูกต้อง รายงานก็ผิดตามไปด้วย หลักการคิด VAT ตั้งแต่ต้นอยู่ที่ ภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร
ใครออกได้ และต้องออกเมื่อไร
ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษีคือผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น จะจดเพราะรายได้ถึงเกณฑ์หรือสมัครใจจดก็ได้ ร้านที่ยังไม่ได้จดทะเบียนไม่มีสิทธิเรียกเก็บ VAT และไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี
คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 วางหลักว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้น มีข้อผ่อนผันหนึ่งข้อที่ร้านค้าใช้บ่อย คือถ้าขายสินค้าหรือให้บริการประเภทเดียวกันให้ผู้ซื้อรายเดิมหลายครั้งในวันเดียว และได้รับเงินในวันนั้น ผู้ขายรวมออกเป็นใบเดียวต่อวันได้
ตัวอย่างสมมติ ร้านวัสดุก่อสร้างส่งปูนให้ผู้รับเหมารายเดียวสามเที่ยวในวันเดียว และรับเงินสดทุกเที่ยว ร้านออกใบกำกับภาษีใบเดียวรวมสามเที่ยวได้ แต่ถ้าเที่ยวที่สามเป็นค่าแรงติดตั้ง ซึ่งเป็นบริการคนละประเภท ร้านต้องแยกออกอีกใบ
เจ็ดรายการที่ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมี
ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากรและคำสั่ง ป.86/2542 ผู้ขายต้องส่งต้นฉบับให้ผู้ซื้อ และเก็บสำเนาไว้ประกอบรายงานภาษีขาย ใบกำกับภาษีต้องมีอย่างน้อยรายการต่อไปนี้
| ลำดับ | รายการบังคับ | จุดที่มักผิด |
|---|---|---|
| 1 | คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่เห็นได้เด่นชัด | ใช้หัวว่าบิลเงินสดหรือใบแจ้งหนี้อย่างเดียว |
| 2 | ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย | ไม่ระบุว่าออกจากสาขาไหน |
| 3 | ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ | ออกเป็นชื่อพนักงานที่ไปซื้อแทนบริษัท |
| 4 | หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และเล่มที่ถ้ามี | เลขที่ซ้ำหรือข้าม |
| 5 | ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ | เขียนรวมว่า "ค่าสินค้า" โดยไม่บอกว่าเป็นอะไร |
| 6 | จำนวนภาษีที่แยกออกจากมูลค่าสินค้าหรือบริการให้ชัด | ใส่ยอดรวม VAT ยอดเดียว |
| 7 | วัน เดือน ปี ที่ออก | ลงวันที่ไม่ตรงงวดที่ขาย |
ถ้าผู้ขายมีหลายสาขา คำสั่ง ป.86/2542 ให้ระบุข้อความว่าสาขาที่ออกใบกำกับภาษีคือสาขาใด พร้อมชื่อหรือเลขที่สาขา ส่วนการย่อชื่อ เช่น บจ. หรือ หจก. ทำได้ ตราบที่ยังรู้ได้ชัดว่าผู้ซื้อคือใคร
เรื่องเศษสตางค์ คำสั่งเดียวกันกำหนดให้คำนวณภาษีถึงทศนิยมสองตำแหน่ง ถ้าตำแหน่งที่สามต่ำกว่า 5 ให้ปัดทิ้ง ถ้าตั้งแต่ 5 ขึ้นไปให้ปัดขึ้น ยอดภาษีที่ต่างจากที่ควรคำนวณได้ด้วยเหตุอื่นนอกจากการปัดเศษ ทำให้ใบนั้นใช้ขอเครดิตภาษีซื้อไม่ได้
ตัวอย่างการแยกภาษีในใบเดียว
ตัวอย่างสมมติ บริษัทของคุณซื้อเครื่องพิมพ์สำนักงานจากร้านที่จดทะเบียน VAT ราคาก่อนภาษี 18,500 บาท อัตรา VAT 7%
| บรรทัดในใบกำกับภาษี | จำนวน (บาท) |
|---|---|
| มูลค่าสินค้า เครื่องพิมพ์เลเซอร์ 1 เครื่อง | 18,500.00 |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% | 1,295.00 |
| ยอดรวม | 19,795.00 |
บริษัทของคุณนำ 1,295 บาทไปลงรายงานภาษีซื้อของเดือนนั้น และหักออกจากภาษีขายได้ ถ้าร้านพิมพ์มาเพียงว่า "ราคารวม VAT 19,795 บาท" ไม่แยกมูลค่ากับภาษี ใบนั้นขาดรายการที่ 6 คุณต้องขอให้ร้านออกใบใหม่ที่แยกยอดให้ครบ
ถ้าร้านให้ส่วนลดตอนขาย เช่น ลด 500 บาทก่อนออกบิล ให้คำนวณภาษีจากราคาหลังหักส่วนลด คือ 18,000 บาท ภาษี 1,260 บาท ส่วนลดที่ให้ภายหลังการขาย เช่น โบนัสยอดซื้อปลายปี คำสั่ง ป.86/2542 ไม่ให้นำมาหักจากมูลค่าก่อนคำนวณภาษี
ใบกำกับภาษีเทียบกับเอกสารซื้อขายอื่น
| เอกสาร | หน้าที่หลัก | ใช้ขอเครดิตภาษีซื้อ |
|---|---|---|
| ใบเสนอราคา | เสนอราคาก่อนตกลงซื้อ | ไม่ได้ |
| ใบสั่งซื้อ | ผู้ซื้อแจ้งสิ่งที่ต้องการ | ไม่ได้ |
| ใบส่งของ | หลักฐานการส่งมอบ | ได้เฉพาะเมื่อออกเป็นชุดกับใบกำกับภาษีและมีรายการครบ |
| ใบแจ้งหนี้ | เรียกเก็บเงิน | ได้เฉพาะเมื่อออกเป็นชุดกับใบกำกับภาษีและมีรายการครบ |
| ใบกำกับภาษีเต็มรูป | หลักฐาน VAT ของการขาย | ได้ |
| ใบกำกับภาษีอย่างย่อ | ใช้ในร้านขายปลีก ไม่มีชื่อผู้ซื้อ | ไม่ได้ เพราะขาดชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ |
| ใบเสร็จรับเงิน | ยืนยันการรับชำระเงิน | ได้เฉพาะเมื่อออกรวมเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี |
คำสั่ง ป.86/2542 อนุญาตให้ออกใบกำกับภาษีเป็นชุดเดียวกับเอกสารการค้าอื่น ใบที่ไม่ใช่ฉบับแรกของชุดต้องมีข้อความว่า "เอกสารออกเป็นชุด" นี่คือที่มาของหัวเอกสารแบบ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ที่คุณเห็นบ่อย ความแตกต่างของใบแจ้งหนี้กับเอกสารอื่นอ่านต่อได้ที่ ใบแจ้งหนี้คืออะไร
ออกผิดแล้วแก้อย่างไร
ผู้ซื้อจำนวนมากเห็นชื่อสะกดผิดแล้วขีดฆ่าแก้เอง วิธีนี้ทำให้ใบนั้นเสี่ยงใช้ไม่ได้ คำสั่ง ป.86/2542 วางขั้นตอนไว้ให้ผู้ขายเป็นคนแก้
- ผู้ซื้อแจ้งผู้ขายว่ารายการใดผิด และส่งต้นฉบับคืน
- ผู้ขายประทับหรือขีดว่ายกเลิกบนต้นฉบับ แล้วเก็บไว้คู่กับสำเนาของตัวเอง
- ผู้ขายออกใบใหม่ที่มีเลขที่ใหม่ แต่ใช้วันที่เดิมของใบที่ยกเลิก
- ใบใหม่ระบุว่าออกแทนใบกำกับภาษีเลขที่เดิม
- ผู้ขายบันทึกการยกเลิกในรายงานภาษีขายของเดือนนั้น
ถ้าความผิดพลาดเป็นเรื่องยอดเงิน เช่น คืนสินค้าบางส่วนหรือราคาเปลี่ยนหลังการขาย ผู้ขายใช้ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้แทนการยกเลิกใบเดิม
ตรวจใบที่ได้รับก่อนส่งให้ฝ่ายบัญชี
ผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT ใช้รายการตรวจห้าข้อนี้ได้ทุกใบ
- ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อตรงกับหนังสือรับรองบริษัท ไม่ใช่ชื่อพนักงาน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายมี 13 หลัก และค้นเจอในระบบตรวจสอบผู้ประกอบการของกรมสรรพากร
- ระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาตรงกับที่ผู้ขายแจ้ง
- ยอดภาษีเท่ากับ 7% ของมูลค่าก่อนภาษี คลาดเคลื่อนได้แค่เศษจากการปัดสตางค์
- วันที่ออกอยู่ในงวดที่คุณจะใช้ลงรายงานภาษีซื้อ
ใบที่ผ่านทั้งห้าข้อแล้วยังมีอีกชั้นที่ต้องดู คือรายจ่ายบางประเภทกฎหมายห้ามนำภาษีซื้อมาหัก แม้ใบจะถูกต้องทุกช่อง เช่น รายจ่ายส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับกิจการ ฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชีของคุณควรคัดกลุ่มนี้ออกก่อนยื่นแบบ
ฟรีแลนซ์และร้านออนไลน์ควรรู้อะไร
ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน VAT คุณออกใบกำกับภาษีไม่ได้ ใช้ใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ธรรมดาไปก่อน และห้ามบวก 7% เข้าไปในราคาเอง ลูกค้านิติบุคคลบางรายจะถามหาใบกำกับภาษี ให้แจ้งตรงๆ ว่ากิจการยังไม่อยู่ในระบบ VAT
อีกเรื่องที่คนสับสนบ่อยคือ ภาษีที่ลูกค้าหักไว้ 3% จากค่าบริการของคุณเป็นภาษีเงินได้ ไม่เกี่ยวกับ VAT เอกสารที่คุณได้กลับมาคือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ไม่ใช่ใบกำกับภาษี กลไกของภาษีชนิดนี้อธิบายไว้ใน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร
เมื่อยอดขายโตจนใกล้เกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียน VAT ให้เริ่มวางระบบเลขที่เอกสารและแบบฟอร์มใบกำกับภาษีไว้ก่อน เกณฑ์และหน้าที่ด้านภาษีของคนขายของออนไลน์อยู่ที่ ภาษีขายของออนไลน์ ส่วนคนรับงานอิสระดูที่ ภาษีฟรีแลนซ์
ถ้าไม่แน่ใจว่าใบที่ได้รับใช้ขอภาษีซื้อได้หรือไม่ ให้สอบถามศูนย์สารนิเทศสรรพากร 1161 หรือปรึกษาผู้สอบบัญชีของกิจการก่อนยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มของเดือนนั้น
คำถามที่พบบ่อย
ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร
ใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานทางภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานว่าผู้ขายได้รับชำระเงินแล้ว ธุรกิจจำนวนมากรวมสองหน้าที่ไว้ในเอกสารเดียวชื่อใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ซึ่งใช้ได้ถ้ามีรายการครบตามมาตรา 86/4
ร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกใบกำกับภาษีได้ไหม
ไม่ได้ สิทธิออกใบกำกับภาษีเป็นของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ถ้าร้านที่ไม่ได้จดทะเบียนบวก VAT มาในบิล ผู้ซื้อนำยอดนั้นไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
ใบกำกับภาษีที่ชื่อผู้ซื้อผิดต้องทำอย่างไร
ติดต่อผู้ขายให้ยกเลิกใบเดิมและออกใบใหม่ ผู้ขายต้องเรียกต้นฉบับคืน ประทับว่ายกเลิก เก็บไว้กับสำเนา แล้วออกใบแทนที่มีเลขที่ใหม่และระบุว่าออกแทนฉบับเดิม
แหล่งอ้างอิง
- ป.86/2542 | กรมสรรพากร
- หน้าที่ของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม | กรมสรรพากร
