ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารอะไร เขียนอย่างไรและต่างจากใบเสร็จตรงไหน

ถ้าคุณเปิดร้านออนไลน์ ทำงานฟรีแลนซ์ หรือเป็นฝ่ายบัญชีของบริษัทเล็ก ๆ คุณคงเคยส่งหรือรับกระดาษที่เขียนหัวว่า "ใบแจ้งหนี้" แล้วสงสัยว่ามันเป็นหลักฐานอะไรกันแน่ คำตอบสั้นคือใบแจ้งหนี้เป็นคำขอให้จ่ายเงิน ไม่ใช่หลักฐานว่าจ่ายแล้ว และไม่ใช่ใบกำกับภาษี เว้นแต่ผู้ออกจะออกให้ครบเงื่อนไขของใบกำกับภาษีด้วย

ใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่อะไรในการซื้อขาย

เมื่อผู้ขายส่งของหรือทำงานเสร็จ แต่ผู้ซื้อยังไม่จ่ายทันที ผู้ขายต้องมีเอกสารบอกว่า "ค่าอะไร เท่าไร จ่ายภายในเมื่อไร และจ่ายอย่างไร" เอกสารนั้นคือใบแจ้งหนี้ มันเกิดขึ้นเฉพาะการขายเชื่อหรือการแบ่งชำระ ถ้าลูกค้าจ่ายสดหน้าร้านก็ไม่จำเป็นต้องมีขั้นนี้

ลำดับเอกสารของการซื้อขายระหว่างธุรกิจมักเป็นแบบนี้

1. ใบเสนอราคา ผู้ขายเสนอราคาและเงื่อนไข
2. ใบสั่งซื้อ ผู้ซื้อยืนยันสั่งตามราคาที่เสนอ
3. ใบส่งของ ผู้ขายส่งของหรืองาน และผู้ซื้อเซ็นรับ
4. ใบแจ้งหนี้ ผู้ขายแจ้งยอดที่ต้องจ่าย
5. ใบเสร็จรับเงิน ผู้ขายยืนยันว่ารับเงินแล้ว

ธุรกิจเล็กหลายแห่งข้ามขั้นที่ 1 ถึง 3 และเริ่มที่ใบแจ้งหนี้เลย ซึ่งไม่ผิด แต่ถ้าเกิดข้อพิพาทเรื่องจำนวนหรือคุณภาพของงาน เอกสารต้นทางเหล่านั้นคือหลักฐานที่ช่วยคุณมากที่สุด

รายการที่ใบแจ้งหนี้ควรมี

ไม่มีกฎหมายกำหนดแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ทั่วไปเป็นการเฉพาะ แต่รายการต่อไปนี้ทำให้เอกสารใช้ได้จริงและเถียงยาก

รายการ	เหตุผล
คำว่า "ใบแจ้งหนี้" หรือ "Invoice"	ให้ผู้รับรู้ทันทีว่าเป็นเอกสารอะไร
เลขที่เอกสารเรียงต่อเนื่อง	ตรวจนับและไล่บัญชีได้ ไม่ซ้ำ
วันที่ออกและวันครบกำหนดชำระ	ใช้คิดว่าชำระล่าช้าตั้งแต่วันใด
ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ	ระบุคู่สัญญาให้ชัด ใช้ต่อในบัญชีและภาษี
รายการสินค้าหรือบริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย	ผู้ซื้อตรวจยอดได้
ส่วนลด ภาษี และยอดสุทธิ	แสดงที่มาของตัวเลขท้ายสุด
วิธีชำระ เช่น เลขบัญชี ชื่อบัญชี	ลดการโอนผิดบัญชี
เงื่อนไข เช่น ค่าปรับล่าช้า	ผูกมัดตามที่ตกลงกันไว้

ตัวอย่างสมมติ ฟรีแลนซ์ออกแบบโลโก้ ออกใบแจ้งหนี้เลขที่ INV-2569-014 ลงวันที่ 1 พฤศจิกายน 2569 ครบกำหนด 15 พฤศจิกายน 2569 ค่าออกแบบ 12,000 บาท ค่าแก้แบบเพิ่ม 2 ครั้ง ครั้งละ 1,500 บาท รวม 3,000 บาท ยอดรวม 15,000 บาท ถ้าจดทะเบียน VAT ต้องแสดงภาษี 7% เป็นอีกบรรทัด (15,000 × 7% = 1,050 บาท) ยอดสุทธิ 16,050 บาท ตัวเลขเป็นตัวอย่าง

ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ต่างกันอย่างไร

สามเอกสารนี้ถูกสลับกันบ่อยที่สุด เพราะบางครั้งออกพร้อมกันในใบเดียว

เอกสาร	ทำหน้าที่	เป็นหลักฐานว่าจ่ายแล้วหรือไม่	กฎหมายบังคับหรือไม่
ใบแจ้งหนี้	ขอให้ผู้ซื้อจ่ายเงิน	ไม่ใช่	เป็นเอกสารทางการค้า ไม่ได้ถูกบังคับเป็นรายกรณี
ใบกำกับภาษี	แสดงภาษีมูลค่าเพิ่ม	ไม่จำเป็น	บังคับสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT
ใบเสร็จรับเงิน	ยืนยันว่ารับเงินแล้ว	ใช่	ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษี

คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 ระบุว่าใบกำกับภาษีออกรวมกับใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ หรือใบแจ้งหนี้ในชุดเดียวกันได้ หากเอกสารนั้นไม่ใช่แผ่นแรกของชุด ต้องมีข้อความ "เอกสารออกเป็นชุด" กำกับ ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีรายการ 7 หมวด ได้แก่ คำว่า "ใบกำกับภาษี" ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ เลขลำดับของเล่มและเลขที่ ชนิด จำนวน และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ มูลค่าก่อนภาษีกับภาษีแยกกันชัดเจน และวันที่ออก

ถ้าคุณจดทะเบียน VAT การออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ครบรายการเหล่านี้ไม่ได้ทำให้เป็นใบกำกับภาษี ผู้ซื้ออาจนำภาษีซื้อไปหักไม่ได้ อ่านรายละเอียดรูปแบบและกรณีที่ต้องออกที่ ใบกำกับภาษี และกลไกภาษีมูลค่าเพิ่มที่ ภาษีมูลค่าเพิ่ม

ผู้ซื้อควรตรวจอะไรก่อนจ่าย

การโอนเงินตามใบแจ้งหนี้โดยไม่ตรวจ เป็นช่องที่มิจฉาชีพใช้ส่งใบแจ้งหนี้ปลอมให้ธุรกิจ จุดตรวจสั้น ๆ ก่อนกดโอน

• ชื่อผู้ขายและเลขบัญชีตรงกับครั้งก่อนหรือไม่ ถ้าเปลี่ยนบัญชี ให้โทรยืนยันกับเบอร์ที่เคยมี ไม่ใช่เบอร์ที่แนบมากับใบแจ้งหนี้ใหม่
• ยอดตรงกับใบสั่งซื้อและใบส่งของหรือไม่
• ภาษีที่คิดถูกต้องหรือไม่ ถ้าผู้ขายไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่ควรมีบรรทัดภาษีมูลค่าเพิ่ม
• เลขที่เอกสารไม่ซ้ำกับที่เคยจ่ายแล้ว เพื่อไม่จ่ายซ้ำ
• วันครบกำหนดชำระและเงื่อนไขค่าปรับล่าช้า

ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคลที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ยอดที่โอนจริงจะน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้ และผู้ขายจะได้หนังสือรับรองการหักภาษีไว้ใช้เครดิต ดูที่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ทวิ 50 คืออะไร

ชำระล่าช้า ดอกเบี้ยคิดอย่างไร

ถ้าสัญญาหรือใบแจ้งหนี้ระบุอัตราเงินเพิ่มเมื่อชำระล่าช้า ให้ใช้ตามนั้น แต่ต้องไม่ขัดกับกฎหมาย ธนาคารแห่งประเทศไทยอธิบายว่า สถาบันการเงินที่ปล่อยสินเชื่อ คิดดอกเบี้ยผิดนัดได้เฉพาะจากเงินต้นของงวดที่ค้างชำระ ไม่ใช่ทั้งยอดหนี้ และอัตราต้องไม่เกินอัตราดอกเบี้ยตามสัญญาบวก 3% ต่อปี เกณฑ์นี้มีผลตั้งแต่ 1 เมษายน 2564 ใช้กับสถาบันการเงิน ไม่ใช่ทุกคู่สัญญา

สำหรับการซื้อขายระหว่างธุรกิจทั่วไป บทความของเจ้าหน้าที่ ธปท. (ซึ่งเป็นความเห็นส่วนตัวของผู้เขียน ไม่ใช่นโยบายของธนาคาร) สรุปว่ากฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่แก้ไขเมื่อ 11 เมษายน 2564 ปรับอัตราดอกเบี้ยตามกฎหมายกรณีไม่ได้ตกลงกันไว้จาก 7.5% เหลือ 3% ต่อปี และปรับดอกเบี้ยผิดนัดจาก 7.5% เหลือ 5% ต่อปี รวมทั้งห้ามคิดดอกเบี้ยซ้อนดอกเบี้ย

ตัวอย่างสมมติ ใบแจ้งหนี้ 100,000 บาท ไม่มีข้อตกลงอัตราเงินเพิ่ม ลูกค้าจ่ายช้า 60 วัน ถ้าใช้ดอกเบี้ยผิดนัด 5% ต่อปี ดอกเบี้ยประมาณ 100,000 × 5% × 60 ÷ 365 = ราว 822 บาท ตัวเลขนี้เป็นการประมาณเพื่อให้เห็นขนาด ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้ามีข้อพิพาทจริง ควรปรึกษาทนายความ และดูกรอบดอกเบี้ยที่ ดอกเบี้ยเงินกู้สูงสุดตามกฎหมาย

เมื่อเทียบกับค่าติดตามทวงถาม 822 บาทสำหรับสองเดือนเป็นเรื่องเล็ก ธุรกิจจำนวนมากจึงเลือกเก็บค่าปรับน้อยหรือไม่เก็บ แล้วใช้เงื่อนไขอื่นกดการจ่ายช้า เช่น ส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด

ยอดผิด ส่งของคืน หรือยกเลิก แก้ใบแจ้งหนี้อย่างไร

ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วไม่ควรขูดลบหรือเขียนทับ ให้ถือว่าเป็นหลักฐานที่ต้องคงสภาพไว้ วิธีที่เป็นระเบียบกว่าคือยกเลิกฉบับเดิมแล้วออกฉบับใหม่ที่มีเลขที่ใหม่ พร้อมอ้างถึงเลขที่เดิม หรือออกเอกสารปรับลดหนี้ในกรณีที่ยอดลดลงหลังออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว เช่น ลูกค้าคืนสินค้าบางส่วน ชื่อเอกสารและวิธีปฏิบัติด้านภาษีกรณีใบกำกับภาษีมีกฎเฉพาะ ให้ถามสรรพากรหรือผู้ทำบัญชีก่อนแก้

ตัวอย่างสมมติ ร้านส่งผ้า 200 เมตร ราคาเมตรละ 120 บาท ใบแจ้งหนี้ 24,000 บาท ลูกค้าพบว่าผ้าชำรุด 20 เมตร และคืนมา ยอดที่ควรเรียกเก็บเหลือ 180 × 120 = 21,600 บาท ส่วนต่าง 2,400 บาทต้องสะท้อนในเอกสารที่ปรับลด ถ้าไม่ทำ ลูกค้าจะจ่าย 21,600 บาท แล้วบัญชีฝั่งผู้ขายยังเห็นว่าค้างอยู่ 2,400 บาท ซึ่งทำให้ตารางลูกหนี้เพี้ยนไปทุกเดือน

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้น (Proforma Invoice) ก็เป็นอีกสิ่งที่ควรรู้ ใช้แจ้งยอดคร่าว ๆ ก่อนส่งของหรือก่อนมัดจำ ไม่ใช่เอกสารเรียกเก็บเงินจริง ผู้ซื้อไม่ควรบันทึกเป็นหนี้จนกว่าจะได้ใบแจ้งหนี้ฉบับจริง

ใบแจ้งหนี้ในธุรกิจเล็ก ควรทำให้เป็นระบบอย่างไร

เมื่อมีลูกค้าไม่กี่ราย ใช้ไฟล์ Excel หรือแอปทำใบแจ้งหนี้ก็พอ แต่มีสามเรื่องที่ควรทำตั้งแต่แรก

1. ตั้งเลขที่เอกสารเรียงต่อเนื่องและไม่ใช้ซ้ำ ทั้งสำหรับตรวจย้อนหลังและเตรียมยื่นภาษี
2. เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ และหลักฐานการโอนเป็นชุดเดียวกัน ไฟล์สแกนเก็บได้ แต่ระบบต้องค้นเจอ
3. ทำตารางติดตามลูกหนี้ รายชื่อลูกค้า ยอด วันที่ครบ และสถานะ แล้วทบทวนทุกสัปดาห์

ตัวอย่างสมมติ ร้านรับจัดงานมีลูกค้า 8 ราย ยอดค้างรวม 240,000 บาท ถ้ามี 3 รายจ่ายเกินกำหนด 30 วัน ยอดรวม 90,000 บาท หรือ 37.5% ของลูกหนี้ ตัวเลขนี้บอกทันทีว่าควรโทรทวงรายไหนก่อน และถ้าเงินสดฝืด อาจต้องดูทางเลือกเงินทุนหมุนเวียน เช่นที่ สินเชื่อ SME

อีกเรื่องที่ควรแยกคือบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจ เมื่อรับเงินตามใบแจ้งหนี้เข้าบัญชีส่วนตัว การตรวจรายการจะยากและสร้างปัญหาตอนยื่นภาษี ถ้าธุรกิจใหญ่ขึ้น ดูตัวเลือกที่ เปิดบัญชีนิติบุคคล

ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลหรือแชต ต้องระวังอะไร

ลูกค้าจำนวนมากรับเอกสารเป็นไฟล์ PDF ผ่านอีเมลหรือไลน์ ให้ตั้งชื่อไฟล์ตามเลขที่เอกสารและชื่อลูกค้า และเก็บหลักฐานการส่งไว้ ถ้าจะทวงเงินภายหลัง คุณต้องพิสูจน์ได้ว่าส่งถึงเมื่อไร เพราะการนับเวลาผิดนัดมักเริ่มจากวันที่ลูกค้าได้รับเอกสารและครบกำหนดตามที่ตกลง ไม่ใช่วันที่คุณพิมพ์เสร็จ

ก่อนส่งหรือจ่าย ตรวจสิบวินาทีนี้

คำถาม	ถ้าตอบว่าไม่
ยอดตรงกับใบสั่งซื้อหรือข้อตกลง	ขอให้แก้ไขก่อนจ่าย
มีวันครบกำหนดเป็นวันที่ชัด	เพิ่มลงในเอกสารทันที
ใบกำกับภาษีมีรายการครบ (กรณีจด VAT)	ขอใบใหม่ มิฉะนั้นอาจใช้ภาษีซื้อไม่ได้
เก็บใบเสร็จหลังจ่าย	ขอใบเสร็จก่อนปิดเรื่อง

ถ้ามีข้อสงสัยเรื่องรูปแบบใบกำกับภาษีหรือการใช้ภาษีซื้อ สอบถามสำนักงานสรรพากรพื้นที่หรือสายด่วนกรมสรรพากร 1161 และถ้ามีข้อพิพาทเรื่องดอกเบี้ยผิดนัด ให้ปรึกษาทนายความก่อนส่งหนังสือทวงถาม