หนังสือรับรองบริษัท ขอยังไง ทางออนไลน์และที่สาขาธนาคาร

ถ้าต้องการหนังสือรับรองบริษัทเร็วที่สุด ให้ขอผ่านระบบ e-Service บนเว็บไซต์กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) แล้วเลือกรับเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบอนุมัติอัตโนมัติและให้ดาวน์โหลดได้ทันทีหลังจ่ายค่าธรรมเนียม ถ้าไม่สะดวกใช้ระบบออนไลน์ เดินไปที่สาขาธนาคารที่ร่วมโครงการ e-Certificate ได้ ธนาคารพิมพ์เอกสารพร้อมใบเสร็จให้ที่เคาน์เตอร์

ข้อมูลขั้นตอนและค่าธรรมเนียมด้านล่างอ้างอิงจากคู่มือระบบ e-Service และเอกสารบริการ e-Certificate ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ฉบับเดือนพฤษภาคม 2569

เลือกช่องทางจากรูปแบบเอกสารที่ปลายทางต้องการ

ก่อนกดขอ ให้ถามคนที่จะรับเอกสารก่อนว่ารับไฟล์ PDF ได้ไหม หรือต้องเป็นกระดาษ เพราะคำตอบนี้ตัดสินช่องทางเกือบทั้งหมด

ช่องทาง	ได้เอกสารแบบไหน	เหมาะกับ
e-Service เลือกรับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์	ไฟล์ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล ดาวน์โหลดได้ทันทีหลังชำระเงิน	ยื่นประมูลออนไลน์ ส่งคู่ค้าทางอีเมล งานด่วน
e-Service เลือกรับเป็นเอกสาร	ส่งทางไปรษณีย์ EMS ให้เจ้าหน้าที่นำส่ง หรือมารับเองที่สำนักงาน	ปลายทางต้องการกระดาษ แต่คุณไม่อยากออกจากออฟฟิศ
สาขาธนาคาร (e-Certificate)	ธนาคารพิมพ์หนังสือรับรองและใบเสร็จให้ที่สาขา	ต้องการกระดาษวันนี้ และอยู่ใกล้สาขาที่ร่วมโครงการ

ทั้งสามช่องทางออกเอกสารจากฐานข้อมูลทะเบียนเดียวกันของกรมฯ ข้อมูลในเอกสารจึงตรงกัน ต่างกันที่วิธีส่งมอบและค่าบริการที่บวกเพิ่ม

ขอผ่านเว็บไซต์ DBD ทีละขั้น

คู่มือของกรมฯ วางขั้นตอนไว้ตามลำดับนี้

1. เข้าเว็บไซต์ dbd.go.th เลือกเมนู "บริการออนไลน์" แล้วเลือก "ขอหนังสือรับรอง/คัดสำเนา"
2. เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของระบบ ถ้ายังไม่มีบัญชี ต้องสมัครสมาชิกก่อน
3. เลือกรูปแบบคำขอ ระบบมีสองแบบ คือชุดเอกสารสำเร็จรูป (Package) ที่จัดรายการที่ใช้บ่อยไว้แล้ว กับการเลือกรายการเอกสารเอง
4. ค้นหานิติบุคคลด้วยเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักหรือชื่อ แล้วเลือกรายการที่ต้องการ
5. ตรวจหน้าสรุปรายการ ระบบคำนวณค่าธรรมเนียมให้อัตโนมัติ
6. กรอกชื่อผู้ชำระเงินที่จะให้ปรากฏบนใบเสร็จ ข้อนี้สำคัญถ้าจะเบิกค่าใช้จ่ายในนามบริษัท ให้ใส่ชื่อบริษัทให้ถูกตั้งแต่ตอนนี้
7. เลือกวิธีรับเอกสาร คือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ มารับเอง EMS หรือให้เจ้าหน้าที่นำส่ง
8. เลือกวิธีชำระเงิน เช่น Internet Banking ATM หรือเคาน์เตอร์ธนาคาร

ถ้าเลือกรับเป็นไฟล์ หนังสือรับรองจะผ่านการตรวจและอนุมัติโดยระบบ ดาวน์โหลดได้ทันทีที่การชำระเงินสำเร็จ งานที่เคยต้องลางานครึ่งวันไปสำนักงานจึงเหลือราว 10 ถึง 15 นาที (ประมาณการจากจำนวนขั้นตอน ไม่ใช่ตัวเลขทางการ)

ขอที่สาขาธนาคาร ใช้ได้ 9 แห่ง

บริการ e-Certificate ผ่านธนาคารเริ่มเมื่อวันที่ 20 มกราคม 2555 ขั้นตอนคือแจ้งเจ้าหน้าที่ธนาคารว่าต้องการหนังสือรับรองหรือสำเนารับรองของนิติบุคคลใด ชำระค่าธรรมเนียมพร้อมค่าบริการธนาคาร ระบบของกรมฯ ส่งไฟล์ไปที่ธนาคาร แล้วธนาคารพิมพ์เอกสารและใบเสร็จให้

จำนวนสาขาที่ให้บริการ ณ เดือนพฤษภาคม 2569 ตามเอกสารของกรมฯ

ธนาคาร	จำนวนสาขา
ธนาคารออมสิน	1,027
ธ.ก.ส.	969
ธนาคารกรุงไทย	928
ธนาคารกสิกรไทย	888
ธนาคารกรุงเทพ	243
ธนาคารกรุงศรีอยุธยา	42
ธนาคารเกียรตินาคินภัทร	5
ธนาคารไทยพาณิชย์	2
ธนาคารทหารไทยธนชาต	1
รวม	4,105

ตัวเลขนี้บอกเรื่องที่ใช้ได้จริงข้อหนึ่ง ธนาคารใหญ่บางแห่งเปิดบริการแค่ไม่กี่สาขา ถ้าคุณเคยชินกับธนาคารประจำของบริษัท ให้โทรถามสาขาก่อนเดินทาง ส่วนออมสิน ธ.ก.ส. กรุงไทย และกสิกรไทยมีสาขาร่วมโครงการรวมกันเกือบ 4,000 แห่ง โอกาสเจอในอำเภอของคุณสูงกว่า

ค่าธรรมเนียมแยกเป็นสองก้อน

เงินที่จ่ายมีสองส่วน คือค่าธรรมเนียมตามกฎกระทรวงที่เป็นรายได้ของกรมฯ กับค่าบริการของช่องทางที่ใช้ เอกสาร e-Certificate ของกรมฯ ระบุอัตราช่องทางธนาคารดังนี้

เอกสาร	ค่าธรรมเนียมกรมฯ	ค่าบริการธนาคาร
หนังสือรับรองนิติบุคคล	ฉบับละ 200 บาท	ฉบับละ 150 บาท
สำเนารับรองเอกสารทะเบียน งบการเงิน หรือบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น	หน้าละ 50 บาท	1 ถึง 5 หน้าแรก 100 บาท หน้าถัดไปหน้าละ 20 บาท
หนังสือรับรองการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว	ฉบับละ 300 ถึง 500 บาท	ฉบับละ 150 บาท

คู่มือระบบ e-Service แสดงตารางค่าธรรมเนียมที่ละเอียดกว่า โดยคิดค่าหนังสือรับรองเป็นรายการ รายการละ 40 บาท และสำเนารับรองหน้าละ 50 บาท ระบบรวมยอดให้เองตามรายการที่คุณเลือก ยอดสุดท้ายจึงขึ้นกับจำนวนรายการในหนังสือรับรองของบริษัทนั้น นิติบุคคลที่ตั้งอยู่ในห้าจังหวัดชายแดนภาคใต้ได้ลดค่าธรรมเนียมครึ่งหนึ่ง

ตัวอย่างสมมติ คุณขอที่สาขาธนาคาร หนังสือรับรอง 1 ฉบับ กับสำเนารับรองบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น 3 หน้า

• หนังสือรับรอง 200 บวกค่าบริการ 150 = 350 บาท
• สำเนารับรอง 3 หน้า หน้าละ 50 = 150 บาท บวกค่าบริการช่วง 1 ถึง 5 หน้า 100 บาท = 250 บาท
• รวม 600 บาท

ถ้าขอผ่าน e-Service แบบไฟล์ ค่าบริการธนาคารก้อนที่สองหายไป เหลือเฉพาะค่าธรรมเนียมที่ระบบคำนวณ จึงถูกกว่าเมื่อขอหลายฉบับในปีเดียว

หนังสือรับรอง กับสำเนารับรอง ใช้แทนกันไม่ได้

คนที่ขอครั้งแรกมักสับสนสองคำนี้ หนังสือรับรองนิติบุคคลคือเอกสารที่กรมฯ ออกเพื่อรับรองข้อมูลทะเบียนปัจจุบันของบริษัทในหน้าเดียวหรือไม่กี่หน้า ส่วนสำเนารับรองคือสำเนาของเอกสารที่บริษัทเคยยื่นไว้กับกรมฯ แล้วกรมฯ ประทับรับรองว่าตรงกับต้นฉบับในแฟ้มทะเบียน คิดเงินเป็นหน้า

คุณต้องพิสูจน์อะไร	เอกสารที่ควรขอ
บริษัทมีตัวตน ใครเป็นกรรมการ ใครลงนามแทนบริษัทได้	หนังสือรับรองนิติบุคคล
ใครถือหุ้นเท่าไร	สำเนารับรองบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
ฐานะการเงินย้อนหลัง	สำเนารับรองงบการเงินปีที่ต้องการ
ข้อบังคับหรือรายละเอียดตอนจดทะเบียน	สำเนารับรองเอกสารทะเบียนรายการนั้น

ถ้าธนาคารขอ "เอกสารผู้ถือหุ้น" แล้วคุณส่งหนังสือรับรองไปอย่างเดียว เรื่องจะถูกตีกลับ เพราะหนังสือรับรองไม่ได้แสดงสัดส่วนการถือหุ้นของแต่ละคน

คู่มือระบบ e-Service ยังมีบริการถ่ายสำเนาเอกสารแบบไม่รับรอง คิดหน้าละ 3 บาท ถูกกว่ามาก แต่ใช้ได้เฉพาะงานที่ปลายทางไม่ต้องการคำรับรองจากกรมฯ เช่น เก็บไว้อ่านเองหรือตรวจข้อมูลคู่ค้าเบื้องต้น งานยื่นธนาคาร ศาล หรือหน่วยงานรัฐ ให้เลือกแบบรับรองไว้ก่อน

เรื่องชุดเอกสารสำเร็จรูปกับการเลือกเอง ชุดสำเร็จรูปสะดวกเมื่อปลายทางขอเอกสารชุดมาตรฐาน ถ้าปลายทางระบุมาเป็นรายการชัดเจน การเลือกเองช่วยไม่ให้จ่ายค่าหน้าที่ไม่ได้ใช้ ก่อนชำระเงินให้ดูหน้าสรุปทุกครั้งว่ามีรายการเกินมาหรือขาดไปหรือไม่ เพราะหลังชำระแล้วคำขอเข้าระบบทันที

ตรวจของจริง ก่อนรับเอกสารจากคู่ค้า

ถ้าคุณเป็นฝ่ายรับหนังสือรับรองจากบริษัทอื่น เช่น ก่อนโอนมัดจำให้ผู้รับเหมา ตรวจได้เองสี่วิธีตามที่กรมฯ ระบุ

1. สแกน QR Code ที่มุมขวาล่างของเอกสาร
2. ส่องดูข้อความขนาดเล็ก (Micro Text) ที่พิมพ์ไว้บนเอกสาร
3. นำเลข Reference Number บนเอกสารไปตรวจที่เว็บไซต์ dbd.go.th
4. ดูลายน้ำตราสัญลักษณ์ DBD

ในระบบ e-Service มีเมนู "ช่วยเหลือ" แล้วเลือก "ตรวจสอบหนังสือรับรอง/รับรองสำเนาเอกสาร" ค้นได้ด้วยเลขทะเบียนนิติบุคคลหรือเลขที่คำขอ

ใช้ยื่นที่ไหนบ้าง และอายุเอกสารที่ปลายทางยอมรับ

หนังสือรับรองเป็นเอกสารพื้นฐานที่แทบทุกหน่วยงานขอเมื่อทำธุรกรรมในนามนิติบุคคล งานที่พบบ่อยมีดังนี้

• เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท ธนาคารใช้ดูชื่อกรรมการและอำนาจลงนาม
• ยื่นขอสินเชื่อธุรกิจ เช่น สินเชื่อ SME ที่ไม่ใช้หลักประกัน เจ้าหน้าที่สินเชื่อใช้เทียบกับงบการเงินและบัญชีผู้ถือหุ้น
• เข้าเป็นผู้ขายของบริษัทใหญ่หรือยื่นซองงานราชการ
• ติดต่อสรรพากรหรือหน่วยงานอื่นที่ต้องใช้ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของนิติบุคคล ซึ่งก็คือเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักเดียวกัน

เรื่องอายุเอกสาร คู่มือและเอกสารบริการของกรมฯ ที่อ้างถึงไม่ได้พูดถึงอายุการใช้งาน หน่วยงานปลายทางจึงมักกำหนดเองว่าต้องออกไม่เกินกี่เดือน และแต่ละแห่งกำหนดไม่เท่ากัน ให้ถามเกณฑ์ของปลายทางก่อนขอ ไม่ควรใช้ฉบับเก่าในลิ้นชักโดยไม่ถาม ยิ่งถ้ามีการเปลี่ยนกรรมการหรือย้ายที่ตั้งหลังวันที่ออกเอกสาร ฉบับเก่าจะไม่ตรงกับข้อมูลจริงทันที

ถ้าขอไม่ได้ หรือข้อมูลในหนังสือรับรองไม่ตรง

ปัญหาที่เจอบ่อยมีสองแบบ แบบแรกคือหาบริษัทในระบบไม่เจอ ให้ลองค้นด้วยเลขทะเบียน 13 หลักแทนชื่อ เพราะชื่อบริษัทที่มีคำว่า จำกัด หรือ (มหาชน) สะกดต่างกันเล็กน้อยก็ค้นไม่พบ แบบที่สองคือข้อมูลในหนังสือรับรองเป็นของเก่า เช่น ยังแสดงกรรมการที่ลาออกแล้ว สาเหตุคือบริษัทยังไม่ได้จดทะเบียนแก้ไขเปลี่ยนแปลงกับกรมฯ หนังสือรับรองแสดงสิ่งที่จดทะเบียนไว้เท่านั้น ต้องยื่นจดแก้ไขให้เสร็จก่อน แล้วค่อยขอฉบับใหม่

ถ้ายังติดขัดเรื่องระบบหรือการชำระเงิน กองข้อมูลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ให้ข้อมูลทางโทรศัพท์ 0 2547 4387 และ 0 2547 4367 หรืออีเมล [email protected] ให้เตรียมเลขทะเบียนนิติบุคคลและเลขที่คำขอไว้ก่อนติดต่อ เจ้าหน้าที่จะตรวจสถานะคำขอได้ทันที

เมื่อได้ไฟล์มาแล้ว ให้เก็บไฟล์ต้นฉบับที่ดาวน์โหลดจากระบบไว้หนึ่งชุด ตั้งชื่อไฟล์ด้วยวันที่ออกเอกสาร เช่น ปี เดือน วัน ตามด้วยชื่อเอกสาร เวลาส่งให้คู่ค้าให้ส่งไฟล์ต้นฉบับนั้น อย่าพิมพ์ออกมาแล้วสแกนกลับ เพราะไฟล์ที่สแกนใหม่ไม่มีลายมือชื่อดิจิทัลติดไปด้วย ปลายทางจะตรวจความถูกต้องจากไฟล์ไม่ได้ และต้องย้อนไปใช้เลขอ้างอิงแทน

เช็กลิสต์ก่อนกดขอ

• ถามปลายทางแล้วว่ารับไฟล์หรือกระดาษ และต้องออกไม่เกินกี่เดือน
• มีรายการเอกสารที่ปลายทางต้องการครบ เช่น หนังสือรับรอง บอจ.5 วัตถุประสงค์
• เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักถูกต้อง
• ชื่อผู้ชำระเงินบนใบเสร็จตรงกับชื่อที่จะใช้เบิกค่าใช้จ่าย
• ข้อมูลกรรมการและที่ตั้งล่าสุดจดทะเบียนกับกรมฯ เรียบร้อยแล้ว