วิธีเปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคล เอกสาร ขั้นตอน และเรื่องที่ธนาคารถามจริง
Key Takeaways
- เอกสารหลักคือหนังสือรับรองนิติบุคคล บัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม และรายงานการประชุมหรือหนังสือแสดงเจตนาให้เปิดบัญชี
- หนังสือรับรองขอได้ทางระบบ e-Service ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ค่าธรรมเนียมรายการละ 40 บาท รับเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้
- ธนาคารต้องทำความรู้จักลูกค้า จึงถามว่าธุรกิจทำอะไร เงินเข้าออกเดือนละเท่าไร และใครเป็นเจ้าของที่แท้จริง
- เหตุที่ถูกชะลอบ่อยที่สุดคือชื่อผู้มีอำนาจหรือเงื่อนไขการลงนามในมติไม่ตรงกับหนังสือรับรอง
- บางธนาคารกำหนดว่านิติบุคคลต้องจดทะเบียนมาแล้วไม่น้อยกว่า 1 เดือนจึงเปิดผ่านบริการด่วนได้
การเปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคลใช้เอกสารชุดหลักเพียงสามอย่าง คือหนังสือรับรองนิติบุคคล บัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม และรายงานการประชุมหรือหนังสือแสดงเจตนาที่อนุมัติให้เปิดบัญชี ธนาคารตรวจว่าเอกสารทั้งหมดตรงกัน สัมภาษณ์เรื่องธุรกิจ แล้วเปิดบัญชีให้ ส่วนที่ทำให้หลายบริษัทต้องไปสาขาสองสามรอบคือรายละเอียดเล็ก ๆ ที่ไม่ตรงกัน เช่น ชื่อกรรมการในมติสะกดต่างจากหนังสือรับรอง
บัญชีบริษัทเปิดยากกว่าบัญชีส่วนตัวเพราะธนาคารต้องรู้ว่าใครเป็นเจ้าของและควบคุมเงินในบัญชีจริง ลำดับด้านล่างเรียงตามสิ่งที่คุณควรทำก่อนหลัง ตั้งแต่ขอหนังสือรับรองจนถึงตั้งกฎการอนุมัติโอนเงินหลังเปิดบัญชีเสร็จ
ทำไมต้องแยกบัญชีบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัว
บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนที่จดทะเบียนแล้วเป็นบุคคลตามกฎหมายอีกคนหนึ่ง รายได้ของบริษัทจึงควรเข้าบัญชีในชื่อบริษัท การให้ลูกค้าโอนค่าสินค้าเข้าบัญชีกรรมการดูสะดวกในเดือนแรก แต่สร้างปัญหาตามมาหลายเรื่อง
- รายการส่วนตัวกับรายการธุรกิจปนกัน ผู้ทำบัญชีต้องแยกทีละรายการตอนปิดงบ ค่าทำบัญชีสูงขึ้นและผิดพลาดง่าย
- เงินของบริษัทที่เข้าบัญชีกรรมการ ถูกตั้งคำถามได้ว่าเป็นรายได้ของใครเมื่อยื่นภาษี
- ธนาคารประเมินสินเชื่อธุรกิจจากรายการเดินบัญชีของบริษัท ถ้าเงินหมุนผ่านบัญชีส่วนตัวทั้งหมด บริษัทจะไม่มีประวัติให้ดู ดูเพิ่มที่ สินเชื่อ SME คืออะไร
- คู่ค้ารายใหญ่และหน่วยงานรัฐส่วนมากจ่ายเงินเข้าบัญชีที่ชื่อตรงกับชื่อในใบแจ้งหนี้เท่านั้น
ตัวอย่างสมมติ บริษัทเล็กที่มียอดขายเดือนละ 300,000 บาท และมีรายการส่วนตัวของกรรมการปนอยู่ราว 80 รายการต่อเดือน ผู้ทำบัญชีต้องใช้เวลาแยกรายการเพิ่มหลายชั่วโมงทุกเดือน และทุกรายการที่แยกไม่ได้กลายเป็นคำถามตอนตรวจภาษี
ขอหนังสือรับรองนิติบุคคลก่อนไปธนาคาร
หนังสือรับรองนิติบุคคลคือเอกสารที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออก เพื่อรับรองรายการทางทะเบียนที่เป็นปัจจุบัน เช่น ชื่อบริษัท เลขทะเบียน ที่ตั้ง รายชื่อกรรมการ และกรรมการกี่คนลงนามร่วมกันจึงผูกพันบริษัท ธนาคารใช้เอกสารนี้เป็นตัวตั้งในการตรวจทุกอย่าง
ช่องทางที่เร็วที่สุดคือระบบ E-Service ประชาชนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ตามหน้าระบบ ค่าธรรมเนียมหนังสือรับรองนิติบุคคลทั่วไปอยู่ที่ 40 บาท และคัดสำเนาเอกสารทางทะเบียนพร้อมคำรับรอง 50 บาท เลือกรับได้หลายทาง
| ช่องทางรับเอกสาร | เหมาะกับกรณี |
|---|---|
| รับเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ | ต้องการใช้เร็ว พิมพ์เองได้ |
| จัดส่งทางไปรษณีย์ | ไม่สะดวกเดินทาง รอได้หลายวัน |
| รับด้วยตนเอง | อยู่ใกล้สำนักงานของกรม |
| รับผ่านธนาคาร | ไปธนาคารที่ร่วมโครงการอยู่แล้ว |
ธนาคารแต่ละแห่งกำหนดอายุของหนังสือรับรองที่รับได้เอง ให้ถามสาขาตอนโทรนัดว่ารับฉบับที่ออกไม่เกินกี่เดือน แล้วขอฉบับใหม่ให้ใกล้วันไปมากที่สุด
เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักในหนังสือรับรองใช้เป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทด้วย ควรตรวจให้ตรงกับเอกสารภาษีทุกฉบับ อ่านต่อที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เอกสารที่ธนาคารขอ เตรียมครั้งเดียวให้ครบ
ตัวอย่างรายการที่ธนาคารประกาศจริงมาจากหน้าบริการ SCB START BIZ ของธนาคารไทยพาณิชย์ ซึ่งใช้เปิดบัญชีนิติบุคคล ธนาคารอื่นขอคล้ายกัน แต่ทุกธนาคารสงวนสิทธิ์ขอเอกสารเพิ่ม
| เอกสาร | ใครต้องใช้ | ข้อสังเกต |
|---|---|---|
| หนังสือรับรองนิติบุคคล | ทุกบริษัทและห้างหุ้นส่วน | ตัวตั้งสำหรับตรวจชื่อกรรมการและเงื่อนไขลงนาม |
| บัตรประชาชน | ผู้มีอำนาจลงนาม ผู้รับมอบอำนาจ และผู้มีอำนาจสั่งจ่าย แต่ละคน | นำบัตรตัวจริงไปด้วย |
| รายงานการประชุมหรือหนังสือแสดงเจตนา | ทุกราย | ระบุให้เปิดบัญชี ธนาคาร ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย และเงื่อนไขการสั่งจ่าย |
| ตราบริษัทและรายการจดทะเบียนตรา | เฉพาะเมื่อเงื่อนไขลงนามกำหนดให้ประทับตรา | ตราต้องตรงกับที่จดทะเบียน |
| หนังสือมอบอำนาจ | เมื่อมอบอำนาจให้ผู้อื่นไปทำแทน | ตรวจอากรแสตมป์และลายมือชื่อให้ครบ |
| ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) | บริษัทที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม | บางธนาคารขอเพื่อประกอบข้อมูลธุรกิจ |
ถ้าบริษัทยังไม่ได้จดภาษีมูลค่าเพิ่มแต่คาดว่ายอดขายจะถึงเกณฑ์ภายในปีแรก ควรรู้เงื่อนไขไว้ก่อน ดูที่ ภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร
ขั้นตอนที่สาขา ทีละขั้น
- โทรนัดสาขาก่อน บางธนาคารรับเปิดบัญชีนิติบุคคลเฉพาะบางสาขาหรือให้จองคิว ถามรายการเอกสารและอายุหนังสือรับรองที่รับได้ไปพร้อมกัน
- ตรวจความสอดคล้องของเอกสารเองที่บ้าน ชื่อบริษัท ที่ตั้ง รายชื่อกรรมการ และเงื่อนไขการลงนามต้องตรงกันทุกฉบับ
- ผู้มีอำนาจลงนามไปแสดงตนพร้อมบัตรประชาชนตัวจริง
- กรอกแบบฟอร์มและให้ข้อมูลธุรกิจ เช่น ประเภทธุรกิจ คู่ค้าหลัก ประมาณการรายรับต่อเดือน ที่มาของเงินทุน
- ลงลายมือชื่อตัวอย่างตามเงื่อนไขการสั่งจ่าย
- ฝากเงินเริ่มต้น แล้วสมัครบริการธนาคารออนไลน์สำหรับธุรกิจในวันเดียวกัน
ข้อ 6 ช่วยประหยัดเวลา ถ้าสมัครภายหลัง ผู้มีอำนาจมักต้องกลับไปยืนยันตัวตนอีกรอบ
ก่อนออกจากบ้าน ให้วางเอกสารเรียงกันบนโต๊ะแล้วไล่ตรวจสี่จุดนี้ จุดแรก ชื่อบริษัทสะกดเหมือนกันทุกฉบับ รวมถึงคำว่า "จำกัด" หรือ "ห้างหุ้นส่วนจำกัด" จุดที่สอง ชื่อและนามสกุลกรรมการในมติตรงกับหนังสือรับรองและบัตรประชาชน จุดที่สาม เงื่อนไขการสั่งจ่ายในมติไม่หลวมกว่าเงื่อนไขลงนามในหนังสือรับรอง จุดที่สี่ บัตรประชาชนของทุกคนที่ต้องไปยังไม่หมดอายุ ใช้เวลาไม่ถึง 10 นาที แต่ช่วยไม่ให้ต้องกลับไปแก้เอกสารอีกวัน
บางธนาคารมีบริการเปิดบัญชีแบบเร่งด่วน หน้า SCB START BIZ ระบุว่าใช้บัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนามใบเดียว ใช้เวลาราว 30 นาที โดยมีเงื่อนไขว่านิติบุคคลต้องจดทะเบียนจัดตั้งมาแล้วไม่น้อยกว่า 1 เดือน ถ้าคุณเพิ่งจดทะเบียนเมื่อสัปดาห์ก่อน ให้เตรียมเปิดผ่านช่องทางปกติที่สาขา
คำถามที่ธนาคารมักถามกรรมการ
ธนาคารมีหน้าที่ตามกฎหมายป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินในการทำความรู้จักลูกค้า (KYC) สำหรับนิติบุคคล ขั้นนี้ละเอียดกว่าบัญชีส่วนตัว คำถามที่เจอบ่อยมีดังนี้
| คำถาม | คำตอบที่ธนาคารเข้าใจง่าย |
|---|---|
| ธุรกิจทำอะไร | "ขายอุปกรณ์ร้านกาแฟให้ร้านค้าปลีกในภาคเหนือ" แทน "ค้าขายทั่วไป" |
| ขายให้ใคร ซื้อจากใคร | ชื่อกลุ่มลูกค้าและผู้ขายหลัก 2 ถึง 3 ราย |
| เงินเข้าออกเดือนละเท่าไร | ตัวเลขประมาณ เช่น เข้า 400,000 ออก 350,000 บาท |
| ช่องทางรับเงินหลัก | โอนเข้าบัญชี เช็ค หรือเงินสด และสัดส่วนคร่าว ๆ |
| ทุนจดทะเบียนมาจากไหน | เงินออมของผู้ถือหุ้น เงินกู้ หรือเงินจากธุรกิจเดิม |
| มีธุรกรรมต่างประเทศไหม | ประเทศคู่ค้าและสกุลเงินที่ใช้ |
| ใครเป็นเจ้าของที่แท้จริง | ชื่อบุคคลธรรมดาที่ถือหุ้นหรือควบคุมบริษัทจริง |
คำตอบต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในหนังสือรับรองและสิ่งที่บริษัททำจริง ถ้าบริษัทถือหุ้นโดยบริษัทอื่นอีกชั้น ธนาคารจะขอดูโครงสร้างผู้ถือหุ้นจนถึงบุคคลธรรมดา ควรเตรียมแผนผังผู้ถือหุ้นหนึ่งหน้าไปด้วย
สาเหตุที่ธนาคารปฏิเสธหรือชะลอการเปิดบัญชี
- หนังสือรับรองเกินอายุที่ธนาคารรับ หรือชื่อผู้มีอำนาจในมติไม่ตรงกับหนังสือรับรอง
- ผู้มีอำนาจไม่ได้มาเอง และหนังสือมอบอำนาจไม่ครบถ้วน
- ที่ตั้งบริษัทตรวจสอบไม่ได้ หรือเป็นที่อยู่เดียวกับบริษัทจำนวนมาก
- ธุรกิจอยู่ในกลุ่มที่ธนาคารจัดเป็นความเสี่ยงสูง ต้องผ่านการพิจารณาเพิ่ม
- คำตอบเรื่องรายรับและแหล่งเงินทุนไม่สอดคล้องกับขนาดธุรกิจ
ตัวอย่างสมมติ บริษัททุนจดทะเบียน 1,000,000 บาท ตอบว่าคาดว่าจะมีเงินเข้าเดือนละ 20,000,000 บาทตั้งแต่เดือนแรก โดยยังไม่มีสัญญากับลูกค้ารายใด ตัวเลขที่ห่างกันมากแบบนี้ทำให้ธนาคารขอเอกสารเพิ่มแทบทุกครั้ง การนำใบเสนอราคาหรือสัญญาซื้อขายที่ลงนามแล้วไปแสดง ช่วยให้คำตอบมีน้ำหนักขึ้น
ถ้าถูกปฏิเสธ ให้ถามว่าขาดเอกสารหรือข้อมูลส่วนไหน แก้ไขแล้วยื่นใหม่ที่ธนาคารเดิม การยื่นหลายธนาคารพร้อมกันด้วยข้อมูลไม่ตรงกันทำให้เรื่องยากขึ้น
เลือกธนาคารและประเภทบัญชีอย่างไร
บัญชีที่บริษัทใช้บ่อยมีสองแบบ คือบัญชีออมทรัพย์สำหรับเก็บเงินสำรองและรับดอกเบี้ย กับบัญชีกระแสรายวันสำหรับธุรกิจที่ต้องออกเช็คหรือเงินหมุนเร็ว หลายบริษัทเปิดทั้งสองบัญชีคู่กัน
| เรื่องที่เทียบ | บัญชีออมทรัพย์นิติบุคคล | บัญชีกระแสรายวัน |
|---|---|---|
| ดอกเบี้ย | ได้รับตามอัตราของธนาคาร | โดยทั่วไปไม่ได้รับ |
| สั่งจ่ายด้วยเช็ค | ไม่ได้ | ได้ |
| วงเงินเบิกเกินบัญชี | ไม่มี | ขอได้ถ้าธนาคารอนุมัติ |
| ค่าธรรมเนียมรักษาบัญชี | ตามเงื่อนไขยอดคงเหลือ | มักสูงกว่า ให้ขอตารางค่าธรรมเนียม |
นอกจากประเภทบัญชี ให้เทียบค่าธรรมเนียมโอนเงินและบริการต่อเดือน ระบบออนไลน์ที่ให้ผู้ใช้หลายคนและกำหนดผู้อนุมัติหลายระดับ และสาขาใกล้ที่ทำการถ้าต้องฝากเงินสดบ่อย ภาพรวมค่าธรรมเนียมโอนอยู่ที่ ค่าธรรมเนียมโอนเงิน
สิ่งที่ต้องทำหลังเปิดบัญชีได้แล้ว
- ตั้งกฎภายในว่าใครอนุมัติโอนเงินได้ถึงวงเงินเท่าไร เช่น ยอดเกิน 50,000 บาทต้องมีผู้อนุมัติสองคน
- ใช้บัญชีบริษัทรับจ่ายเฉพาะเรื่องธุรกิจ เบิกเงินให้กรรมการผ่านเงินเดือนหรือเงินปันผลตามระบบ
- เก็บใบแจ้งยอดทุกเดือนไว้ให้ผู้ทำบัญชีใช้ปิดงบ
- เมื่อเปลี่ยนกรรมการหรือเงื่อนไขลงนาม ให้นำหนังสือรับรองฉบับใหม่ไปแจ้งธนาคารปรับข้อมูลทันที
ข้อสุดท้ายมักถูกลืม ถ้ากรรมการที่ลาออกยังมีชื่อเป็นผู้สั่งจ่ายในธนาคาร บริษัทเสี่ยงต่อการถูกถอนเงินโดยคนที่ไม่มีอำนาจแล้ว
เมื่อเงินไหลผ่านบัญชีบริษัทครบทุกรายการ คุณจะเห็นตัวเลขเงินเข้าออกจริงของกิจการชัดขึ้น ใช้ข้อมูลนั้นวางแผนต่อได้ที่ กระแสเงินสด ส่วนเรื่องอายุหนังสือรับรอง เงินฝากขั้นต่ำ และค่าธรรมเนียมบัญชี ให้สอบถามธนาคารที่คุณเลือกโดยตรง เพราะแต่ละแห่งกำหนดเอง
คำถามที่พบบ่อย
เปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคลต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
ชุดหลักคือหนังสือรับรองนิติบุคคล บัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม และรายงานการประชุมที่อนุมัติให้เปิดบัญชีหรือหนังสือแสดงเจตนาที่ผู้มีอำนาจลงนาม ถ้าเงื่อนไขการลงนามกำหนดให้ประทับตรา ต้องนำตราบริษัทไปด้วย และถ้ามอบอำนาจต้องมีหนังสือมอบอำนาจ ธนาคารขอเอกสารเพิ่มได้ จึงควรโทรถามสาขาก่อน
ต้องไปเปิดบัญชีด้วยตัวเองหรือไม่
ผู้มีอำนาจลงนามตามหนังสือรับรองควรไปแสดงตนเอง ถ้าไปไม่ได้ ให้ถามธนาคารว่ารับการมอบอำนาจแบบใด ผู้รับมอบอำนาจและผู้มีอำนาจสั่งจ่ายแต่ละคนต้องแสดงบัตรประชาชนของตัวเองด้วย
เปิดบัญชีนิติบุคคลต้องฝากขั้นต่ำเท่าไร
แต่ละธนาคารและประเภทบัญชีกำหนดไม่เท่ากัน บัญชีกระแสรายวันมักมีเงื่อนไขยอดคงเหลือและค่าธรรมเนียมต่างจากบัญชีออมทรัพย์ ให้ขอตารางค่าธรรมเนียมของบัญชีที่สนใจก่อนเลือก
แหล่งอ้างอิง
- SCB START BIZ | ธนาคารไทยพาณิชย์
- E-Service ประชาชน (ขอหนังสือรับรองและคัดสำเนาเอกสารนิติบุคคล) | กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
