กระแสเงินสด คืออะไร ทำไมร้านกำไรแต่ยังเงินสดไม่พอจ่าย

ร้านค้าที่ปิดงบแล้วมีกำไร 40,000 บาททุกเดือน แต่ต้นเดือนหน้าไม่มีเงินจ่ายค่าของ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นจริงกับกิจการเล็กจำนวนมาก คำตอบสั้น ๆ คือกำไรกับเงินสดไม่ใช่ตัวเลขเดียวกัน กำไรบอกว่าธุรกิจทำเงินได้หรือไม่ในภาพรวม ส่วนกระแสเงินสดบอกว่าวันนี้ในบัญชีมีเงินพอจ่ายหรือไม่

กระแสเงินสด (cash flow) คือเงินที่เข้าและออกจากกิจการจริงในช่วงเวลาหนึ่ง นับตามวันที่เงินเข้าบัญชีหรือออกจากบัญชี ไม่ใช่วันที่ออกใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างในหน้านี้เป็นตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นวิธีคิด ตัวเลขจริงของกิจการคุณจะต่างออกไป

กระแสเงินสดต่างจากกำไรตรงไหน

งบกำไรขาดทุนนับรายได้เมื่อขายของแล้ว แม้ลูกค้ายังไม่จ่าย และนับต้นทุนเมื่อเกิดขึ้น ส่วนกระแสเงินสดนับเฉพาะเงินที่ผ่านบัญชีจริง ถ้าคุณยังไม่คุ้นกับงบกำไรขาดทุน อ่านพื้นฐานได้ที่ งบกำไรขาดทุนคืออะไร ก่อน

เหตุการณ์	กระทบกำไร	กระทบเงินสด
ขายสินค้า 100,000 บาท ลูกค้าให้เครดิต 60 วัน	เพิ่ม 100,000 ทันที	ยังไม่เพิ่ม จนกว่าลูกค้าจะโอน
ซื้อเครื่องจักร 200,000 บาท จ่ายสดวันนี้	ลดทีละน้อยผ่านค่าเสื่อมราคา	ลด 200,000 ทันที
ได้เงินกู้จากธนาคาร 500,000 บาท	ไม่กระทบ เพราะไม่ใช่รายได้	เพิ่ม 500,000
จ่ายคืนเงินต้นกู้ 20,000 บาท	ไม่กระทบ (ดอกเบี้ยเป็นค่าใช้จ่าย)	ลด 20,000
รับเงินล่วงหน้าจากลูกค้า 50,000 บาท	ยังไม่ถือเป็นรายได้ จนกว่าจะส่งมอบ	เพิ่ม 50,000

จะเห็นว่าแถวที่ 2 ถึง 4 เป็นเรื่องที่งบกำไรขาดทุนแทบมองไม่เห็น แต่ทำให้เงินสดขยับมาก นี่คือเหตุผลที่คนทำธุรกิจต้องดูงบทั้งสองฉบับคู่กัน

ตัวอย่างสมมติ ร้านส่งขนมที่กำไรแต่เงินหมด

สมมติร้านขายส่งขนมแห่งหนึ่งมีเงินสดต้นงวด 400,000 บาท ขายให้ร้านค้าปลีกเดือนละ 300,000 บาท โดยให้เครดิต 60 วัน ต้นทุนสินค้า 180,000 บาท ซื้อและจ่ายสดทุกเดือน ค่าเช่า 25,000 ค่าแรง 40,000 และค่าใช้จ่ายอื่น 15,000 บาทต่อเดือน

ในงบกำไรขาดทุน แต่ละเดือนได้กำไร 300,000 − 180,000 − 80,000 = 40,000 บาท แต่ตารางเงินสดจริงเป็นดังนี้

เดือน	เงินรับจากลูกค้า	เงินจ่ายออก	เงินสดสุทธิ	เงินสดคงเหลือปลายเดือน
1	0	260,000	−260,000	140,000
2	0	260,000	−260,000	−120,000
3	300,000	260,000	+40,000	−80,000
4	300,000	260,000	+40,000	−40,000
5	300,000	260,000	+40,000	0
6	300,000	260,000	+40,000	+40,000

กำไรสะสมถึงเดือนที่ 6 คือ 240,000 บาท แต่ร้านติดลบถึง 120,000 บาทในเดือนที่ 2 และเงินที่คืนกลับมาได้ช้ามาก เพราะเงินสดเดือนที่ 1 และ 2 ถูกลูกหนี้ที่ยังไม่จ่ายกินไป 600,000 บาท ถ้าร้านนี้ไม่มีวงเงินสำรองหรือทุนหมุนเวียนเพิ่ม ก็ต้องหยุดซื้อของหรือเลื่อนจ่ายค่าแรง ทั้งที่ยอดขายดี

นี่เป็นเหตุที่ธุรกิจเล็กจำนวนมากล้มทั้งที่กำลังโต เมื่อยอดขายเพิ่ม ลูกหนี้และสต๊อกที่ต้องสำรองเงินไว้ก็เพิ่มตาม ความต้องการเงินสดจึงโตเร็วกว่ากำไร

งบกระแสเงินสด 3 กิจกรรม

เมื่อกิจการทำงบกระแสเงินสดตามมาตรฐานการบัญชี จะจัดเงินเข้าออกเป็น 3 กลุ่ม ซึ่งธนาคารแห่งประเทศไทยก็ใช้คำเดียวกันในหลักสูตรกระแสเงินสดที่แนะนำในหน้าเครื่องมือทางการเงินสำหรับ SME

กิจกรรม	ตัวอย่างเงินเข้า	ตัวอย่างเงินออก
ดำเนินงาน	รับเงินจากการขายสินค้าหรือบริการ	จ่ายค่าของ ค่าแรง ค่าเช่า ภาษี
ลงทุน	ขายเครื่องจักรเก่า รับคืนเงินให้กู้ยืม	ซื้อเครื่องจักร อุปกรณ์ ซื้อกิจการ
จัดหาเงิน	กู้เงิน ผู้ถือหุ้นเพิ่มทุน	จ่ายคืนเงินกู้ จ่ายเงินปันผล

วิธีอ่านแบบง่ายคือดูที่กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงานก่อน ถ้าธุรกิจหลักสร้างเงินสดเป็นบวกอย่างสม่ำเสมอก็เป็นสัญญาณดี ถ้าติดลบทุกงวดแล้วต้องกู้มาจ่ายค่าใช้จ่ายประจำ ก็เป็นสัญญาณให้ทบทวนต้นทุนและเงื่อนไขเครดิตของลูกค้า กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุนที่ติดลบไม่ได้แปลว่าไม่ดี เพราะมักหมายถึงกิจการกำลังซื้อสินทรัพย์เพื่อเติบโต ส่วนกิจกรรมจัดหาเงินบอกว่าเงินที่ใช้มาจากเจ้าของ เจ้าหนี้ หรือกำไรของตัวเอง

วิธีทางตรงกับวิธีทางอ้อม

แบบงบการเงินที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเผยแพร่ แสดงให้เห็นว่าการรายงานกระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงานเลือกได้ 2 วิธี คือ วิธีทางตรงและวิธีทางอ้อม

• วิธีทางตรงแสดงเงินสดรับและเงินสดจ่ายแต่ละรายการ เช่น เงินสดรับจากลูกค้า เงินสดจ่ายให้ผู้ขายสินค้า เงินสดจ่ายพนักงาน อ่านง่าย เหมาะกับการจัดการเงินรายวัน
• วิธีทางอ้อมเริ่มจากกำไรสำหรับปี แล้วปรับรายการที่ไม่เกี่ยวกับเงินสด เช่น ค่าเสื่อมราคา และปรับการเปลี่ยนแปลงของลูกหนี้ สต๊อก และเจ้าหนี้

จากตัวอย่างร้านส่งขนมเดือนที่ 1 วิธีทางอ้อมคิดได้ดังนี้ เริ่มจากกำไร 40,000 บาท ลบลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้น 300,000 บาท ได้เงินสดสุทธิจากการดำเนินงาน −260,000 บาท ตรงกับตารางเงินสดข้างต้น วิธีนี้บอกชัดว่าส่วนต่างระหว่างกำไรกับเงินสดมาจากลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้น ส่วนวิธีตรงให้ตัวเลขเดียวกันแต่จัดแยกเป็นเงินรับ 0 และเงินจ่าย 260,000 บาท

ต้องทำงบกระแสเงินสดไหม

ตามเอกสารแบบงบการเงินของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (ปรับปรุง 2565) ไม่ได้กำหนดให้กิจการต้องทำงบกระแสเงินสด แต่ถ้าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเห็นประโยชน์ก็จัดทำได้ โดยปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 7 ซึ่งหมายความว่าห้างร้านและบริษัทเล็กจำนวนมากไม่มีงบนี้ในชุดที่ยื่น

ผลที่ตามมาคือถ้ากิจการของคุณไม่ได้ทำ ก็ไม่มีใครทำให้คุณ และข้อมูลจะไปอยู่ในหัวของเจ้าของเท่านั้น ธนาคารอาจขอดูรายการเดินบัญชี หรือขอให้ส่งประมาณการเงินสด ถ้าคุณวางแผนขอสินเชื่อ ตารางเงินเข้าออกของตัวเองที่ทำสม่ำเสมอเป็นเอกสารที่ช่วยเล่าเรื่องธุรกิจได้ดีกว่าการอธิบายด้วยปาก ส่วนเรื่องสินเชื่อสำหรับ SME อ่านต่อได้ที่ สินเชื่อ SME คืออะไร

ทำประมาณการกระแสเงินสด 13 สัปดาห์

วิธีบริหารที่ใช้ได้จริงสำหรับร้านเล็กคือประมาณการรายสัปดาห์ล่วงหน้า 13 สัปดาห์ (ประมาณ 3 เดือน) ธปท. แนะนำในหน้าเครื่องมือสำหรับ SME ว่าให้ใช้ข้อมูลกระแสเงินสดวางแผนธุรกิจและวางแผนจ่ายเงินเดือน ค่าเช่า และสต๊อกให้ไม่ขาดมือ สิ่งที่ต้องทำมีดังนี้

1. ตั้งเงินสดและเงินฝากที่ใช้ได้จริงต้นสัปดาห์ที่ 1 โดยไม่รวมเงินที่กันไว้ให้คนอื่น
2. เขียนเงินรับรายสัปดาห์ตามกำหนดเก็บเงินจริงของลูกหนี้แต่ละราย ไม่ใช่วันที่ออกบิล
3. เขียนเงินจ่ายที่รู้แน่ เช่น ค่าเช่า เงินเดือน ภาษี ค่างวดเงินกู้ แล้วใส่วันที่ตรงกับวันจ่ายจริง
4. ใส่ค่าสต๊อกและค่าใช้จ่ายแปรผัน โดยอิงยอดขายที่คาดไว้อย่างระมัดระวัง
5. คำนวณเงินสดสุทธิและเงินคงเหลือปลายสัปดาห์ แล้วทำเครื่องหมายสัปดาห์ที่ต่ำกว่าเงินสำรองขั้นต่ำที่คุณตั้งไว้
6. ทุกสัปดาห์เปรียบเทียบตัวเลขจริงกับที่ประมาณ แล้วเลื่อนตารางไปอีกสัปดาห์

ตัวอย่างโครงตารางมีดังนี้

รายการ	สัปดาห์ 1	สัปดาห์ 2	สัปดาห์ 3
เงินสดต้นสัปดาห์	120,000	95,000	40,000
รับจากลูกหนี้	30,000	20,000	80,000
จ่ายค่าสินค้า	−40,000	−45,000	−40,000
จ่ายค่าแรงและค่าเช่า	−15,000	−30,000	−15,000
เงินสดปลายสัปดาห์	95,000	40,000	65,000

ตัวเลขชุดนี้สมมติ ในตัวอย่างสัปดาห์ที่ 2 คือจุดที่เงินตึงเพราะค่าแรงและค่าเช่าตรงกับช่วงที่เงินรับยังน้อย การเห็นล่วงหน้าสามสัปดาห์ทำให้ขอเลื่อนจ่ายค่าของ หรือเร่งเก็บเงินลูกหนี้รายใหญ่ได้ทัน

จุดที่ประมาณการมักพลาด

ตารางประมาณการที่ดูเรียบร้อยแต่ใช้ไม่ได้ผล มักพลาดใน 4 จุด

• ใช้วันที่ออกบิลเป็นวันรับเงิน ทั้งที่ลูกค้าจริงจ่ายช้ากว่าเครดิตที่ให้ไว้เฉลี่ยหลายสัปดาห์ ให้ย้อนดูสามเดือนที่ผ่านมาว่าลูกค้าแต่ละรายจ่ายช้ากี่วัน แล้วใช้ตัวเลขนั้น
• ลืมรายจ่ายที่มาเป็นก้อนปีละครั้ง เช่น ภาษี ประกัน ค่าต่อทะเบียน โบนัสปลายปี ควรหารเป็นเดือนแล้วกันเงินไว้ทุกเดือน ไม่รอให้ถึงเดือนที่จ่าย
• ไม่นับเงินที่เจ้าของดึงออกไปใช้ส่วนตัว ถ้าเจ้าของเบิกเงินจากบัญชีธุรกิจเป็นประจำ ให้ใส่เป็นเงินจ่ายออกในตารางด้วย
• คาดยอดขายสูงเกินจริง ให้ทำสองชุดเสมอ ชุดปกติและชุดที่ยอดขายต่ำลงสักหนึ่งในห้า แล้วดูว่าชุดหลังเงินสดตึงตรงสัปดาห์ไหน

ฤดูกาลก็ทำให้กระแสเงินสดแกว่งโดยไม่เกี่ยวกับความสามารถของธุรกิจ ร้านที่ขายหนักช่วงเทศกาลต้องซื้อสต๊อกล่วงหน้าหลายสัปดาห์ เงินสดจึงต่ำสุดก่อนช่วงขายดี ไม่ใช่หลังจากนั้น

วิธีแก้เมื่อเงินสดตึง

เรียงจากต้นทุนต่ำไปสูง

1. เร่งเก็บเงิน โทรตามบิลที่ใกล้ครบกำหนดก่อนวันครบ ให้ส่วนลดเล็กน้อยสำหรับการจ่ายเร็ว หรือรับมัดจำเมื่อรับออเดอร์
2. ยืดการจ่าย เจรจาเครดิตกับผู้ขายให้ยาวขึ้นโดยไม่ผิดนัด การขอเลื่อนล่วงหน้ามีน้ำหนักกว่าการผิดแล้วค่อยบอก
3. ลดสต๊อกที่ไม่หมุน สินค้าค้างสต๊อกคือเงินสดที่จมอยู่
4. แยกบัญชีธุรกิจออกจากส่วนตัว เพื่อให้เห็นตัวเลขจริง และดู วิธีบันทึกรายรับรายจ่าย ถ้ายังไม่เคยจดอย่างเป็นระบบ
5. หาเงินทุนหมุนเวียนจากแหล่งที่ถูกกฎหมาย ถ้าต้องกู้ ให้กู้ตามขนาดช่องว่างที่คำนวณได้ ไม่ใช่กู้เผื่อไว้มาก

ข้อ 5 ในตัวอย่างร้านขนม ช่องว่างสูงสุดคือ 120,000 บาท ถ้าตั้งเงินสำรองไว้อีกสัก 1 เดือนของรายจ่ายประจำ 80,000 บาท ก็ต้องการเงินหมุนเวียนราว 200,000 บาท ตัวเลขนี้ต่างจากการกู้ 1,000,000 บาทแล้วจ่ายดอกเบี้ยเต็มก้อนมาก ส่วนการเปิดบัญชีที่แยกชื่อกิจการ อ่านได้ที่ เปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคล

สัญญาณเตือนที่ควรดูทุกเดือน

• ยอดลูกหนี้โตเร็วกว่ายอดขาย แสดงว่าเก็บเงินช้าลง
• ต้องจ่ายค่างวดเงินกู้ด้วยเงินกู้ก้อนใหม่
• เจ้าหนี้ขอให้จ่ายเป็นเงินสดก่อนส่งของ เพราะเขาเริ่มกังวลเรื่องการจ่ายของคุณ
• เงินในบัญชีต่ำกว่ารายจ่ายประจำหนึ่งเดือนบ่อย ๆ
• กำไรบนกระดาษดี แต่ต้องเลื่อนจ่ายค่าแรงหรือภาษี

เช็กลิสต์ที่ควรทำภายในสัปดาห์นี้

• ลิสต์ลูกหนี้ทุกรายพร้อมวันครบกำหนดจริง
• ลิสต์รายจ่ายคงที่ทั้งหมดพร้อมวันที่จ่าย
• ทำตารางประมาณการ 13 สัปดาห์ฉบับแรก แม้ตัวเลขยังไม่แม่น
• กำหนดเงินสำรองขั้นต่ำ เช่น รายจ่ายประจำ 1 เดือน
• ตั้งนัดทบทวนตารางทุกสัปดาห์เดียวกัน

ตารางที่ไม่สวยแต่ทำทุกสัปดาห์ช่วยได้มากกว่างบสวยที่เปิดปีละครั้ง