วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย จดอย่างไรให้เห็นว่าเงินหายไปไหน

เงินเดือนออกวันที่ 25 แล้วหมดก่อนสิ้นเดือน ทั้งที่จำไม่ได้ว่าซื้ออะไรแพงๆ อาการนี้แก้ได้ด้วยตารางเล็กๆ ที่จดทุกบาทที่เข้าและออกประมาณ 4 สัปดาห์ เพราะเงินที่หายมักไม่ได้หายไปกับก้อนใหญ่ แต่รั่วทีละ 60 ถึง 150 บาท วันละหลายครั้ง จนรวมเป็นหลักพันถึงหลักหมื่นต่อเดือน บัญชีรายรับรายจ่ายทำหน้าที่เดียวคือทำให้ยอดรวมเหล่านี้มองเห็นได้

เริ่มจากรายรับ จดอะไรบ้างถึงจะครบ

ฝั่งรายรับหลายคนจดแค่เงินเดือน แล้วสงสัยว่าทำไมยอดไม่ตรงกับเงินในบัญชี ตามแนวทางของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SET) ให้จดรายรับทุกแหล่ง ทั้งเงินเดือน ค่าเช่า ค่าคอมมิชชัน โบนัส รายได้เสริม และรายการครั้งเดียว เช่น เงินคืนภาษี เงินคืนจากประกัน และเงินที่ได้รับเป็นของขวัญ

แยกให้ชัดระหว่างรายรับประจำกับรายรับครั้งเดียว เพราะต้องใช้ต่างกัน

• รายรับประจำ (เงินเดือน ค่าเช่า) ใช้เป็นฐานวางงบรายเดือน
• รายรับครั้งเดียว (โบนัส เงินคืนภาษี) ไม่ควรนับเป็นรายได้ที่ใช้ได้ทุกเดือน ให้ตัดสินใจก่อนว่าจะแบ่งไปออม ปิดหนี้ หรือเก็บไว้ชดเชยเดือนที่ขาด
• รายรับที่เป็นเงินสด เช่น เงินที่พ่อแม่ให้ หรือขายของมือสอง ให้จดวันที่รับด้วย ไม่งั้นเดือนต่อมายอดเงินสดจะอธิบายไม่ได้

รายจ่าย 3 กลุ่มที่ทำให้บัญชีไม่ซับซ้อน

SET แนะนำให้แบ่งรายจ่ายเป็น 3 กลุ่ม ซึ่งเพียงพอสำหรับคนส่วนใหญ่ ไม่จำเป็นต้องมีหมวดย่อยหลายสิบหมวด

กลุ่ม	ลักษณะ	ตัวอย่าง
เงินออมและลงทุน	ตั้งจำนวนคงที่ทุกเดือน เก็บแยกบัญชี	เงินดาวน์ ท่องเที่ยว ค่าเรียนลูก เกษียณ
ค่าใช้จ่ายคงที่	จำนวนเท่าเดิมทุกเดือน	ค่าเช่าหรือผ่อนบ้าน ผ่อนรถ เบี้ยประกัน ผ่อนหนี้อื่น
ค่าใช้จ่ายผันแปร	จำนวนเปลี่ยนทุกเดือน	อาหาร ค่าน้ำไฟ โทรศัพท์ เสื้อผ้า เดินทาง ค่ารักษา บันเทิง ทำบุญ

หลักที่ควรจำคือรายจ่ายคงที่แก้ยากและใช้เวลา เช่น ต้องรีไฟแนนซ์หรือย้ายที่อยู่ ส่วนรายจ่ายผันแปรลดได้ทันทีในเดือนหน้า ดังนั้นเวลาสรุปบัญชี สายตาจะไปที่กลุ่มผันแปรก่อนเสมอ

ภายในกลุ่มผันแปร แนะนำให้แตกหมวดเท่าที่ตัดสินใจได้จริง 6 ถึง 8 หมวดก็พอ เช่น อาหารมื้อหลัก กาแฟและขนม เดินทาง น้ำไฟและเน็ต ช้อปปิ้ง สังสรรค์ ของใช้ในบ้าน และสุขภาพ หมวดที่ละเอียดเกินไปจะทำให้เลิกจดภายในสองสัปดาห์เพราะต้องคิดนานว่ารายการนี้อยู่หมวดไหน

สมุด สเปรดชีต หรือแอป เลือกแบบไหน

เครื่องมือที่ดีคือเครื่องมือที่คุณเปิดทุกวัน ไม่ใช่เครื่องมือที่มีฟีเจอร์มากที่สุด

วิธี	เหมาะกับ	จุดแข็ง	จุดอ่อนที่เจอจริง
สมุดจดมือ	คนใช้เงินสดเยอะ ชอบเขียน	เริ่มได้ทันที ไม่ต้องตั้งค่า	รวมยอดเองต้องกดเครื่องคิดเลข ลืมพกสมุดแล้วขาดช่วง
Google Sheets หรือ Excel	คนชอบตัวเลขและกราฟ	ใช้สูตร SUM รวมหมวดอัตโนมัติ ดูย้อนหลังง่าย	พิมพ์ในมือถือช้า คนส่วนใหญ่เลิกจดในเดือนที่ 2
แอปจดรายรับรายจ่าย เช่น Happy Money ของ SET	คนที่อยากจดตอนจ่ายเสร็จทันที	สรุปรายวัน เดือน ปี ตั้งงบรายวันได้	ต้องไม่ลืมเปิดแอป ถ้าไม่จดตอนจ่ายมักลืมรายการ
เปิดสเตตเมนต์แอปธนาคารแล้วจัดหมวด	คนจ่ายผ่านโอนและบัตรเกือบทั้งหมด	ครบทุกรายการ ไม่ตกหล่น	เงินสดไม่อยู่ในนั้น และต้องนั่งจัดหมวดเอง

ถ้าไม่แน่ใจ ให้เริ่มด้วยแอปหรือโน้ตในมือถือหนึ่งเดือน แล้วค่อยย้ายไปสเปรดชีตเมื่ออยากวิเคราะห์ลึก การเปลี่ยนเครื่องมือกลางเดือนทำให้ตัวเลขขาดตอน ควรเปลี่ยนตอนต้นเดือนเท่านั้น

ตัวอย่างสมมติ จดเงินเดือน 25,000 บาทหนึ่งเดือน

ตัวเลขทั้งหมดเป็นตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นกระบวนการ ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยของใคร สมมติพนักงานบริษัทเงินเดือน 25,000 บาท มีงานเสริมออกแบบโลโก้เดือนนี้ได้ 3,000 บาท รวมรายรับ 28,000 บาท หลังจดครบ 4 สัปดาห์ได้ผลดังนี้

รายการ	จำนวน (บาท)	สัดส่วนของรายรับ
ค่าห้อง	6,500	23.2%
ผ่อนมอเตอร์ไซค์	2,200	7.9%
เบี้ยประกันสุขภาพ	1,000	3.6%
ค่ามือถือและอินเทอร์เน็ต	900	3.2%
รวมรายจ่ายคงที่	10,600	37.9%
อาหารมื้อหลัก	4,800	17.1%
กาแฟ ขนม เครื่องดื่ม	2,100	7.5%
ช้อปปิ้งออนไลน์	2,600	9.3%
ค่าเดินทาง	1,800	6.4%
สังสรรค์	1,500	5.4%
ค่าน้ำค่าไฟ	1,400	5.0%
ของใช้ในบ้าน	900	3.2%
สุขภาพ	500	1.8%
รวมรายจ่ายผันแปร	15,600	55.7%
เงินออม	0	0%
ยอดที่จดได้ทั้งหมด	26,200	93.6%
ส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้	1,800	6.4%

สามข้อสังเกตที่ได้จากตารางนี้ ข้อแรก รายจ่ายผันแปรกินไปกว่าครึ่งของรายได้ ขณะที่ออมเป็นศูนย์ ข้อสอง กาแฟและขนมเดือนละ 2,100 บาท เกือบเท่างวดมอเตอร์ไซค์ และเท่ากับ 25,200 บาทต่อปี ข้อสาม ส่วนต่าง 1,800 บาทคือเงินที่จ่ายไปแล้วแต่ไม่ได้จด มักเป็นเงินสดและโอนให้เพื่อน ซึ่งแก้ได้ด้วยการจดทันทีที่จ่าย

การปรับที่ทำได้จริงในเดือนถัดไป ลดช้อปออนไลน์จาก 2,600 เหลือ 1,600 บาท ลดกาแฟและขนมจาก 2,100 เหลือ 1,200 บาท รวมเหลือเงิน 1,900 บาท เพิ่มเข้าไปกับเงินที่เคยอธิบายไม่ได้อีกบางส่วน ตั้งเงินออมเริ่มต้น 2,000 บาทต่อเดือน โดยโอนในวันเงินเดือนเข้า ตัวเลขนี้เล็ก แต่ทำให้เกิดนิสัยออมก่อนใช้ ซึ่งสำคัญกว่าจำนวนเงินในเดือนแรก

ออมก่อนใช้ ย้ายเงินออกจากบัญชีใช้จ่ายวันที่เงินเข้า

SET ให้ตั้งเงินออมเป็นจำนวนคงที่ทุกเดือนและเก็บไว้ในบัญชีแยก เพื่อไม่ให้ถูกใช้ไปกับรายจ่ายประจำวัน วิธีปฏิบัติที่ได้ผลคือตั้งโอนอัตโนมัติจากบัญชีเงินเดือนไปบัญชีออมในวันที่เงินเข้าหรือวันถัดไป ถ้าทำเองด้วยมือทีหลัง เดือนที่ใช้เยอะก็จะไม่เหลือให้โอน

แบ่งบัญชีเป็นอย่างน้อย 3 ก้อนให้เห็นภาพชัด

1. บัญชีใช้จ่ายประจำวัน รับเงินเดือนและจ่ายทุกอย่าง
2. บัญชีเงินสำรองฉุกเฉิน ตั้งเป้าเท่ากับรายจ่ายจำเป็น 3 ถึง 6 เดือน ซึ่งในตัวอย่างข้างบนที่รายจ่ายจำเป็นราว 18,000 บาท เท่ากับ 54,000 ถึง 108,000 บาท
3. บัญชีเป้าหมายระยะกลาง เช่น เที่ยวต่างประเทศ ค่าเทอม หรือเงินดาวน์

ส่วนรายจ่ายที่รู้ล่วงหน้าแต่จ่ายปีละครั้ง SET ยกตัวอย่างเบี้ยประกันชีวิต 20,000 บาทที่ครบกำหนดทุกเดือนตุลาคม ให้ทยอยกันเงินรายเดือนล่วงหน้า ในกรณีนี้คือ 20,000 หาร 12 ได้ประมาณ 1,667 บาทต่อเดือน ถ้าไม่กัน เดือนตุลาคมจะติดลบทั้งที่เดือนอื่นปกติ

รายจ่ายที่มักไม่ถูกจดและทำให้ยอดไม่ตรง

เมื่อสรุปแล้วมีส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้ ให้ไล่ตรวจตามรายการนี้ก่อน

• ค่าธรรมเนียมเล็กๆ เช่น ค่าโอนข้ามธนาคาร ค่ากดเงินสดต่างตู้ ค่าบริการรายเดือนของแอปที่ตัดบัตรเครดิตอัตโนมัติ
• การเติมเงิน e-wallet หรือบัตรโดยสาร ซึ่งจดครั้งเดียวตอนเติมแล้วไม่จดตอนใช้จริง ควรเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งอย่างสม่ำเสมอ
• ยอดบัตรเครดิต ตอนรูดไม่เห็นเงินออก ตอนจ่ายบิลถึงเห็นก้อนเดียว ให้จดตอนรูดและจดตอนจ่ายบิลเป็นรายการโอนระหว่างบัญชี ไม่ใช่รายจ่ายซ้ำ ไม่เช่นนั้นยอดจะนับซ้ำสองเท่า
• การออกค่าใช้จ่ายแทนเพื่อนหรือครอบครัว จดเป็นลูกหนี้ แล้วจดรายรับเมื่อได้เงินคืน
• ค่างวดผ่อนสินค้า 0% หลายรายการ ให้จดเป็นรายจ่ายคงที่ทุกเดือนจนกว่าจะครบงวด

ถ้าคุณมีหนี้บัตรเครดิตหรือสินเชื่อหลายก้อน บัญชีนี้จะเป็นข้อมูลชุดแรกที่ใช้เรียงลำดับว่าจะปิดก้อนไหนก่อน อ่านต่อที่ วิธีปลดหนี้ เรียงหนี้ให้ครบก่อนเลือกว่าจะจ่ายก้อนไหน

ถ้ารายได้ไม่แน่นอน เช่น ฟรีแลนซ์หรือขายของออนไลน์

คนที่รายได้เปลี่ยนทุกเดือนใช้งบเดือนต่อเดือนไม่ได้ ให้เปลี่ยนวิธีคิดเป็น 3 ขั้น

1. ดูรายได้ย้อนหลัง 6 เดือน แล้วใช้เดือนที่ต่ำที่สุดหรือค่าเฉลี่ยของ 3 เดือนที่ต่ำที่สุดเป็นฐานรายจ่าย
2. จ่ายเงินเดือนให้ตัวเองคงที่ เช่น 20,000 บาทต่อเดือนจากบัญชีธุรกิจหรือบัญชีรับรายได้ไปบัญชีใช้จ่ายส่วนตัว
3. เดือนที่ได้เกินฐาน ให้ส่วนเกินเข้าบัญชีสำรอง เดือนที่ได้ต่ำกว่าฐาน ดึงจากบัญชีสำรองมาชดเชย

ตัวอย่างสมมติ รายได้ 6 เดือนล่าสุดเป็น 14,000 / 32,000 / 21,000 / 18,000 / 40,000 / 25,000 บาท ผลรวม 150,000 บาท ค่าเฉลี่ย 25,000 บาท แต่เดือนต่ำสุดคือ 14,000 บาท ถ้าตั้งเงินเดือนตัวเอง 20,000 บาท จะเกินเดือนต่ำสุดอยู่ ต้องมีเงินสำรองรองรับ ถ้าสำรองยังไม่มี ให้ตั้งเงินเดือนตัวเองที่ 16,000 ถึง 18,000 บาทก่อน

สำหรับคนที่มีรายได้จากหลายทาง ควรแยกรายรับธุรกิจกับส่วนตัวคนละบัญชี เพื่อให้เห็นว่าธุรกิจกำไรจริงเท่าไร ไม่ปนกับค่าใช้จ่ายส่วนตัว

สรุปบัญชีสิ้นเดือน ถามตัวเอง 5 ข้อ

หลังจดครบประมาณ 4 สัปดาห์ ให้รวมยอดทุกหมวดแล้วตอบคำถามต่อไปนี้ แต่ละข้อมีการกระทำต่อเนื่องที่ต้องทำทันที

1. รายรับลบรายจ่ายทั้งหมดเหลือหรือติดลบเท่าไร ถ้าติดลบ เดือนนั้นเอาเงินจากไหนมาจ่าย เงินออมหรือบัตรเครดิต
2. หมวดผันแปรไหนเกิน 10% ของรายรับ หมวดนั้นคือเป้าลดรายจ่ายอันดับแรก
3. มีรายจ่ายที่คุณลืมไปแล้วว่าจ่ายหรือไม่ เช่น แอปสมัครสมาชิกที่ไม่ได้ใช้
4. เงินออมครบตามที่ตั้งไหม ถ้าไม่ครบ ปัญหาอยู่ที่รายรับน้อยหรือรายจ่ายสูง
5. เดือนหน้ามีรายจ่ายก้อนใหญ่ที่รู้ล่วงหน้าไหม เช่น เบี้ยประกัน ค่าเทอม ภาษีรถ

ตาม SET เมื่อเงินไม่พอ ให้ลดรายจ่ายผันแปรก่อน เช่น ช้อปปิ้ง กินข้าวนอกบ้าน และประหยัดค่าน้ำไฟ ต่อมาจึงดูรายจ่ายคงที่ เช่น รีไฟแนนซ์เพื่อลดดอกเบี้ย ย้ายไปที่อยู่ที่ถูกลง หรือขายรถแล้วใช้ขนส่งสาธารณะ และสุดท้ายคือหาเพิ่มรายได้ การเรียงลำดับนี้ช่วยไม่ให้ตัดสินใจใหญ่เกินจำเป็น เช่น ย้ายบ้านทั้งที่แค่ลดช้อปปิ้งก็พอ ถ้าเรื่องรีไฟแนนซ์เข้าข่ายกรณีของคุณ อ่านวิธีคิดได้ที่ รีไฟแนนซ์คืออะไร

บัญชีที่จดไว้ใช้ตอนคุยกับธนาคารได้อย่างไร

บัญชีรายรับรายจ่ายไม่ใช่เอกสารที่ธนาคารต้องการโดยตรง แต่ช่วยให้คุณรู้ตัวเลขก่อนยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรเครดิต เอกสารที่ผู้ออกบัตรหลายรายขอ เช่น ที่ KTC ระบุไว้ ได้แก่ สำเนาบัตรประชาชน หลักฐานรายได้ และสำเนาบัญชีธนาคารย้อนหลัง 6 เดือน ผู้สมัครต้องมีรายได้ตั้งแต่ 15,000 บาทต่อเดือน และทำงานมาอย่างน้อย 4 เดือนหรือผ่านโปรแกรมทดลองงาน เกณฑ์เหล่านี้แต่ละธนาคารอาจต่างกันบ้าง

สิ่งที่บัญชีของคุณช่วยได้คือ

• รู้ภาระผ่อนรวมต่อเดือนก่อนยื่น ธนาคารจะดูสัดส่วนภาระหนี้ต่อรายได้ ถ้ารู้ตัวเลขนี้ล่วงหน้าก็ประเมินโอกาสผ่านได้คร่าวๆ
• เห็นว่าสเตตเมนต์ 6 เดือนมีรายการอะไรที่อาจทำให้ภาพดูไม่ดี เช่น เงินเข้าออกวันเดียวกันบ่อยๆ หรือยอดเงินในบัญชีติดศูนย์ทุกสิ้นเดือน
• ตั้งวงเงินผ่อนต่อเดือนที่จ่ายไหวจริง ไม่ใช่เท่าที่ธนาคารอนุมัติ

เรื่องการเตรียมเอกสารรายได้ ดูเพิ่มได้ที่ หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร

เช็กลิสต์ 30 วันแรก

ทำตามนี้ตามลำดับ ใช้เวลาตั้งค่ารวมไม่เกิน 1 ชั่วโมง ส่วนที่เหลือคือการจดทุกวัน

1. เลือกเครื่องมือหนึ่งอย่าง สมุด สเปรดชีต หรือแอป และไม่เปลี่ยนจนกว่าจะครบเดือน
2. เขียนรายรับประจำเดือนนี้ทั้งหมดและวันที่เข้า
3. ลิสต์รายจ่ายคงที่ทุกรายการพร้อมวันครบกำหนด
4. ตั้งหมวดผันแปร 6 ถึง 8 หมวด
5. ตั้งโอนอัตโนมัติไปบัญชีออมวันเงินเดือนเข้า แม้เริ่มที่ 500 บาท
6. จดทุกรายการภายใน 24 ชั่วโมง เก็บสลิปไว้ถ่ายรูป
7. วันที่ 28 ถึง 30 รวมยอดแต่ละหมวดและตอบคำถามสรุป 5 ข้อ
8. ตั้งงบเดือนหน้าโดยลดหมวดผันแปรที่สูงที่สุดลง 10% ถึง 20% ไม่ต้องลดทุกหมวดพร้อมกัน

ถ้ามีหนี้ที่จ่ายไม่ไหวหรือเริ่มค้างชำระ ให้โทรหาเจ้าหนี้เพื่อขอปรับโครงสร้างหนี้ และปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินก่อนที่ยอดค้างจะเกิน 90 วัน เพราะหลังจุดนั้นบัญชีจะถูกจัดเป็นหนี้เสียและขึ้นในเครดิตบูโร